スカウト文面のテンプレート管理｜二か所だけ書けば済む型

スカウトの文面を、毎回ゼロから書いている。時間がかかり、通ごとに質がばらつく。逆に、テンプレートを作ったら、全通が同じになって「テンプレ」と読まれた。結論から言うと、型は、「送る人が二か所だけ書けば済む状態」を保つためのものです。型に入れるものは、仕事の場面・会社の一言・選考で何を見るか・締めの形・名義の一文で、入れないものは、読んだ一文・重なり・抽象語・会社説明です。空欄は空欄のまま残します。募集ごとに一つ、名義ごとに一つ、型は少なく始めます。置き場を一か所にして、誰でも最新を使える形にし、更新の起点を決めます。三つの媒体で、この考え方は同じです。 この記事では、型の目的、入れるものと入れないもの、空欄、募集と名義、少なく始めること、置き場、更新の起点、型の失敗、媒体ごとの違い、分担を整理します。文面の骨組みはスカウト文面の基本構成、変える範囲はスカウトを一通ずつ変える範囲の決め方で書きました。この記事は、型そのものの管理です。

この作業の目的｜数を出しながら、「自分宛」を保つ

型がなければ、一通に時間がかかり、数が出ません。型が全部を埋めていれば、数は出ますが、「自分宛」がなくなります。

目的は、「型が埋める部分」と「送る人が相手を読んで埋める部分」を分け、送る人の仕事を「二か所を書くこと」だけにして、数と「自分宛」を両方保つことです。

型に入れるものと、入れないもの

「入れるもの」は、相手が誰でも同じでよい部分です。「入れないもの」のうち、読んだ一文と重なりは空欄として残し、抽象語と会社説明と褒め言葉は、型にも空欄にも入れません。

空欄は、空欄のまま残す

• 型の中に、「【相手が書いた行動】」「【読んだ一文と仕事の場面をつなぐ一文】」の空欄を、そのまま置く
• 空欄に、「例文」を入れない：例文が入っていると、送る人がそれをそのまま使い、全通が同じになる
• 空欄を埋めずに送れないようにする：空欄が残った文面は、送らない
• 空欄は二か所で足りる：書き出しの読んだ一文と、本文の重なり。件名は読んだ一文を縮めるので、三か所目ではない
• 空欄の埋め方を、型の横に一行で添える：「相手が書いた行動を、相手の言葉のまま一つ」

「空欄のまま残す」が、型がテンプレにならない条件です。空欄の埋め方はスカウトの書き出しで読まれるかが決まるとスカウトで「なぜあなたに」を書く方法で書きました。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「良いテンプレートがあれば、誰が送っても同じ質の文面になる」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、三つの媒体の文面を見ていますが、「誰が送っても同じ」になった型は、相手にも「誰に送っても同じ」として読まれています。型が全部を埋めていて、送る人が名前を差し替えるだけになった文面です。逆に、型が「仕事の場面・会社の一言・何を見るか・締め」だけを埋めて、「読んだ一文」と「重なり」を空欄のまま残した型は、送る人ごとに空欄の中身が違い、相手ごとに違う文面になり、返信が来ています。良い型とは、全部を埋める型ではなく、埋めない部分を決めている型です。当社が型の相談を受けるとき、最初にやるのは、型から「読んだ一文」の例文を外して、空欄に戻すことです。

募集ごとに一つ、名義ごとに一つ

• 募集ごとに一つ：仕事の場面と「何を見るか」が募集で違う。営業と技術で同じ型にしない
• 名義ごとに一つ：名義の一文（「送っている私は〜」）が、名義の人で違う。代表の名義と現場の名義で、締めの「誰と話すか」も違う
• 募集×名義の数だけ型ができる：多くなるなら、募集を絞るか、名義を絞る
• 相手の型（新卒と中途、職種）が複数なら、三層に分ける：スカウトを一通ずつ変える範囲の決め方の三層
• 名義の人が、自分の名義の型を確認する：名前だけ貸さない。OfferBoxのオファー文面テンプレートを作るときの注意の注意3

型は、少なく始める

• 最初は、一つの募集、一つの名義、一つの型：回ってから増やす
• 型を増やすのは、「この相手の型には、いまの型の仕事の場面が合わない」と分かったとき：先に増やさない
• 増やした型は、台帳で「どの型で送ったか」を残す：型ごとに返信を見られるように
• 使っていない型は、下げる：型が多いと、送る人がどれを使うかで迷い、時間が増える
• 少なく始める理由はOfferBoxのオファー文面テンプレートを作るときの注意の注意4

置き場を一か所にして、誰でも最新を使える形に

• 型の置き場を一か所に：個人のファイルに置かない。共有の場所に
• 最新の型だけを置く：古い型は、日付を付けて別の場所に。送る人が古い型を使わないように
• 型の横に、「いつ、誰が、何を変えたか」を一行で：更新の記録
• 空欄の埋め方の一行も、同じ場所に
• 担当が変わっても、置き場が同じなら引き継げる：OfferBoxの担当者が交代したときの立て直し

置き場が一か所にないと、送る人ごとに違う型を使い、質がばらつき、「どの型が効いたか」が分からなくなります。置き場の考え方はWantedlyのスカウト文面のテンプレート管理の「置き場を一か所にする」で書きました。

更新の起点

頻度で更新しません。起点で更新します。「月に一度見直す」は、起点があるかを確かめる日で、起点がなければ変えません。更新の考え方はWantedlyの会社ページを更新し続ける仕組みと同じです。

型の、失敗の型

• 型が全部を埋めている：空欄がなく、名前の差し替えだけ。テンプレと読まれる
• 空欄に例文が入っている：送る人が例文をそのまま使う
• 型に抽象語が入っている：「成長できる環境です」が全通に
• 型に会社説明が入っている：「私たちは〇〇を通じて」が全通に
• 型が多すぎる：送る人が迷い、古い型を使う
• 置き場が複数ある：送る人ごとに違う型
• 一度作って、更新の起点がない：現場の一文が古くなり、面談の形とずれる
• 名義の人が型を見ていない：名前だけ貸している

型の失敗は、文面の失敗として相手に見えます。型を見直す前に、スカウト文面でやりがちな失敗の五つの場所で、文面の側から見つけることもできます。

媒体ごとに、変わる点

骨組みと空欄の位置は同じで、締めの形と空欄の材料だけが変わります。一つの型から、三つの媒体の型を作れます。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、型の構造、入れるものと入れないものの整理、置き場の設計、更新の起点の整理、型ごとの集計までで、仕事の場面を話すこと、名義の一文、空欄を埋めること、送ることは企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これはどこまでやるかの線引きの話です。当社が型の相談を受けるとき、当社が持てるのは、型の構造と、入れるものと入れないものの整理と、置き場の設計と、更新の起点の整理までです。型の中身（仕事の場面、何を見るか、名義の一文）は会社の中にしかなく、空欄（読んだ一文、重なり）は相手を読んだ人でなければ埋められません。当社が線を引くのは、「空欄も埋めた完成形の型がほしい」という依頼です。空欄を埋めた型は、全通が同じになり、テンプレと読まれます。当社が作るのは「空欄のある型」で、空欄を埋めるのは自社の送る人です。型は、送る人の仕事をなくすものではなく、送る人の仕事を「二か所を書くこと」に絞るものです。

まとめ

• 型は「送る人が二か所だけ書けば済む状態」を保つためのもの。全部を埋める型は、テンプレと読まれる
• 型に入れるのは、仕事の場面・会社の一言・何を見るか・締めの形・名義の一文・件名の型。入れないのは、読んだ一文・重なり（空欄として残す）と、抽象語・会社説明・褒め言葉（どこにも入れない）
• 空欄は空欄のまま残し、例文を入れない。募集ごとに一つ、名義ごとに一つ、型は少なく始めて回ってから増やす
• 置き場を一か所にし、最新の型だけを置き、「いつ、誰が、何を変えたか」を一行で。担当が変わっても引き継げる
• 頻度ではなく起点で更新する。現場の一文が古くなった・面談の形が変わった・返信の差が見えた・名義が変わった・企業ページを直した・年度が変わった

よくある質問

送る人が複数いて、空欄の埋め方がばらつきます

空欄の横に、埋め方を一行で添えます。「相手が書いた行動を、相手の言葉のまま一つ」「その行動と仕事の場面をつなぐ一文。言い切らない」。最初の数通は、一人が全員分を読んで揃えます。週に一度、数通を並べて、「見出しの引用」や「例文のまま」が混ざっていないかを見ます。ばらつきは、型の問題ではなく、空欄の埋め方の合意の問題です。

型を作ったら、かえって文面が冷たくなった気がします

型に入れているのが、仕事の場面と人の一文なら、冷たくなりません。冷たく感じるのは、空欄が埋まっていないか、空欄に例文が入って相手のことがないか、です。空欄に相手が書いた行動を相手の言葉のまま入れれば、型は同じでも、相手には「読んで送ってきた」文面になります。型が冷たいのではなく、空欄が空なことが冷たく見えます。

スカウト文面のテンプレート管理は、御社に相談できますか

できます。当社は、型の構造、入れるものと入れないものの整理、置き場の設計、更新の起点の整理、型ごとの集計を支えられます。仕事の場面を話すこと、名義の一文、空欄を埋めること、送ることは、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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