スカウトテンプレートの運用｜数字の見方と改善の順番

送信数だけを追わない

送信数を目標にすると、個別化の手間が削られて文面の質が落ちる。数を追うほど返信が減るという、逆の結果になりやすい。

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作る。

段階に分けて見る

開封・返信・面談・選考進出を分けて見ると、どこが詰まっているかが分かる。開封されないなら件名、開封されて返信がないなら本文、返信があって面談に至らないなら日程調整の手間を疑う。

全体の数字だけを見ていると、原因が特定できないまま文面を全部書き換えることになる。何が効いたのかも分からなくなる。

なお、他社がやっているという理由だけで手法を増やすのは避けたい。工数が分散し、どれも中途半端になるほうが採用にとっては痛手になる。

記録する項目

記録する項目は少なくてよい。多いと更新されなくなる。判断に使う項目だけを選びたい。

• テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうか
• 職種ごとにテンプレートを分けているかどうか
• 変更したときに履歴を残しているかどうか
• 個別化に使う時間を確保できているかどうか

直す順番

変更は一か所ずつにとどめる。順番は、件名、冒頭の個別化、仕事内容の具体性、依頼の軽さ。この流れが分かりやすい。

テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうかという点も、数字と合わせて見ておくと判断がしやすくなる。

スカウトテンプレートの運用を自社の言葉にする

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作る。

自社の話に落とすときは、テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けている、職種ごとにテンプレートを分けている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、変更したときに履歴を残しているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「一度やってみて成果が出なかったからもうやらない」という判断は早いことが多い。止まった理由が工数なのか、対象設定なのか、文面なのかを切り分けないと、次に何を変えればよいか分からない。

「返信がないのは学生が見ていないから」と結論づけるのは早い。開封されているかどうかで原因はまったく違う。段階を分けて見ないと、直す場所を間違える。

「新卒のスカウトは大手がやるもの」という思い込みもある。むしろ知名度で劣る会社ほど、こちらから名指しで声をかける手段の価値は大きい。

自社に当てはめて考える

実行に移す前に、いまの状態を書き出しておきたい。書き出してみると、思っていたより決まっていないことが見つかる。

• テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうか
• 職種ごとにテンプレートを分けているかどうか
• 変更したときに履歴を残しているかどうか
• 個別化に使う時間を確保できているかどうか

一つ選んだら、次の採用シーズンが始まる前に片づけておきたい。始まってからでは、日々の対応に追われて手をつけられなくなる。

よくある質問

勤務地が地方であることは、いつ伝えるべきですか。

最初の文面で伝えます。伏せたまま面談まで進めても、そこで辞退されるだけです。先に出せば対象は絞られますが、残った学生の歩留まりは上がります。

テンプレートを使うと機械的に見えませんか。

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作ります。骨格を固定して、冒頭の「なぜあなたなのか」の部分だけ毎回書く、という使い方であれば機械的にはなりません。

文面は誰が書くべきですか。

最初は採用の判断をする人が書いたほうが早く型が固まります。何を伝えれば来てくれるかが分かってから、他の人や外部に渡すと、精度を落とさずに量を増やせます。

あわせて読みたい

• スカウト文面文面は長さではなく、なぜあなたなのかが最初の3行に書いてあるかで読まれるかどうかが決まる。
• 開封率・返信率の改善開封されない原因と、開封されたのに返信がない原因はまったく別。
• 採用代行（RPO）RPOは丸投げの仕組みではない。
• 選考フローの設計選考が長い会社は、それだけで辞退される。
• 大学・学校との関係づくりキャリアセンターとの関係は一年では作れない。
• Iターン・Jターン就職縁のない土地を選ぶ学生は、仕事より暮らしから入ることが多い。

この記事のまとめ

採用は担当者の努力だけで決まる仕事ではない。経営の意思決定と現場の協力が要る以上、社内で共有できる形に書き出しておくことが先決になる。