スカウトテンプレートの運用｜進め方と最初の3か月でやること

1か月目：決める

初月は二つだけでよい。誰に送るかの条件と、文面の型である。これが無いまま走り出すと、あとから原因を特定できない。

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作る。

2か月目：送りながら直す

週に一度のペースで送信と振り返りを回す。一度に大量に送って結果を待つより、少数を送って文面を直すほうが早く精度が上がる。

見る数字は、開封されたか、返信があったか、面談まで進んだかの3段階。どこで落ちているかで、直すべき場所がまったく違う。

なお、他社がやっているという理由だけで手法を増やすのは避けたい。工数が分散し、どれも中途半端になるほうが採用にとっては痛手になる。

3か月目：仕組みにする

3か月目に考えるのは継続である。繁忙期に止まらない形にできるかどうかで、その後の成果が決まる。

テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうかという部分を手順化しておくと、繁忙期でも継続しやすくなる。

着手前のチェック

着手の前に、以下が決まっているかを見ておきたい。

• テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうか
• 職種ごとにテンプレートを分けているかどうか
• 変更したときに履歴を残しているかどうか
• 個別化に使う時間を確保できているかどうか

スカウトテンプレートの運用を自社の言葉にする

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作る。

自社の話に落とすときは、テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けている、職種ごとにテンプレートを分けている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、変更したときに履歴を残しているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「スカウトは数を送れば当たる」という前提で始めると、たいてい途中で止まる。送信数を目標にすると個別化の手間が削られ、返信率が落ちるという逆の結果になりやすい。

「登録すれば学生から反応が来る」という期待も、掲載型のサービスと混同している。オファー型は企業側の作業量がそのまま結果に直結するので、誰が何時間やるかを先に決めておく必要がある。

「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。

自社に当てはめて考える

ここまでの内容を自社に当てはめるとき、確認しておきたいのは次の点である。答えられない項目が、そのまま次に手をつける場所になる。

• テンプレートの固定部分と個別化する部分を分けているかどうか
• 職種ごとにテンプレートを分けているかどうか
• 変更したときに履歴を残しているかどうか
• 個別化に使う時間を確保できているかどうか

項目を埋めた結果は記録に残しておく。翌年の担当者が同じところから考え直さずに済むのは、この記録があるかどうかで決まる。

よくある質問

テンプレートを使うと機械的に見えませんか。

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作ります。骨格を固定して、冒頭の「なぜあなたなのか」の部分だけ毎回書く、という使い方であれば機械的にはなりません。

運用が続きません。

止まる原因はほぼ例外なく工数です。文面の質でもサービスの良し悪しでもありません。週に確保できる時間を先に決めて、その時間で回る本数に運用を合わせるほうが続きます。

代行に任せると社内にノウハウが残らないのでは。

判断を自社に残していれば残ります。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるかを自社で決めて、手を動かす部分だけを任せる形なら、運用の勘所は社内に蓄積されます。

あわせて読みたい

• スカウト文面文面は長さではなく、なぜあなたなのかが最初の3行に書いてあるかで読まれるかどうかが決まる。
• スカウト採用の立ち上げ最初から完成形を目指さず、少数に送って反応を見ながら文面と条件を直すほうが早い。
• スカウト運用のKPI送信数だけを追うと文面の質が落ちる。
• 母集団形成母集団は「多く集める」ものではなく「対象を決めてから集める」もの。
• 若者の県外流出流出は進学の時点で起きている。
• 地方創生・自治体の採用支援自治体の支援制度は年度ごとに変わる。

この記事のまとめ

採用の巧拙は、特別な施策ではなく前提の置き方で決まる。前提を書き出して社内で見せ合うだけでも、噛み合っていない部分が見えてくる。