通年採用の設計｜入口を開けるだけにしない運用

通年採用を始めたい。ところが、応募の入口を一年中開けただけで、返信が遅れて学生が放置され、選考の判断をする人が集まらず、卒年の違う学生が同じ台帳に混ざり、担当の時間を一年に配れず、止め時が無いまま入口だけが開き続ける。結論から言うと、「一年中いつでも応募を受ける」は通年採用ではなく、入口を開けたまま運用を止めた状態です。通年採用は、採る対象を卒年で区切らず（卒業の時期が違う学生、既卒、留学生、院生、二次募集の層）、選考を短い単位で何度も回し、担当の時間を一年に薄く配る設計です。始める前に決めるのは、対象・選考の単位・返信と面談の枠・判断する人の時間・止める条件の五つ。入口を一年中開けられるかではなく、返信と面談と内定の判断を一年中回せるかで決めます。回せないなら、期間を区切って前期と後期で採るほうが、採れる数は多くなります。 この記事では、通年採用で起きる失敗、通年採用とは何か、始める前に決める五つ、選考を短い単位で回す設計、卒年と対象の分け方、担当の時間の配り方、通年にしないほうがよい場合、一枚の型、分担を整理します。年間の七つの期間は母集団形成の年間計画、二次募集は二次募集の設計、卒年の重なりは2卒年を同時に動かすときの整理で書きました。時期の区切りは、年度の公表内容と自社の方針で確認してください。

この作業の目的｜「開けている」ではなく「回している」状態にする

目的は、入口が開いている状態ではなく、返信と面談と判断が一年中回っている状態を作ることです。入口だけが開いていると、応募した学生が待たされ、待たされた学生は他社に決めて、翌年その学生の後輩に「あの会社は返信が来ない」と伝わります。回せる範囲で開けるのが、通年採用の設計です。

通年採用で、起きる失敗

• 入口を開けたまま、運用が止まる：応募は来るが、返信が遅く、面談が組めない。開けている期間が長いほど、放置された学生が増える
• 選考の判断が、集まらない：面接官と決裁の人が、決まった時期にしか集まらない。応募のたびに集められず、判断が止まる
• 卒年を混ぜて、台帳が崩れる：卒業の時期が違う学生が同じ一覧にいて、連絡と選考の段階を間違える
• 担当の時間を、一年に配れない：前期の山に加えて通年の返信と面談が乗り、前期が崩れる
• 止め時が、無い：枠が埋まっても入口が開いていて、応募した学生に断り続ける。断られた学生の印象が残る
• 「通年採用」と書いただけで、前期と同じ運用をする：前期の選考の流れに乗せるので、前期の外に応募した学生が次の前期まで待たされる

通年採用とは、何か

• 対象を卒年で区切らない：卒業の時期が違う学生、既卒、留学生（留学生の採用スケジュール）、研究室の山で時期がずれる院生（大学院生の採用スケジュール）、前期で決まらず探し直している層
• 選考を短い単位で回す：応募から内定までを一つの短い流れにし、月に一度か二度、その流れを回す。前期の長い流れに乗せない
• 時間を一年に薄く配る：前期の山に足すのではなく、前期の運用を軽くして、その分を一年に配る

エージェントベストの見解

これは発注側の誤解の話です。通年採用の相談で、「一年中いつでも応募を受け付ける形にしたい」と言われることがあります。入口を開けるのは簡単ですが、返信と面談と判断を一年中回すのは、前期の運用より時間がかかります。前期は山を作って集中できますが、通年は一年中、返信の枠と面談の枠と判断する人の時間を持ち続けることになります。当社は3媒体すべての販売パートナーとして運用を見ていますが、通年採用で採れている会社は、入口を一年中開けているのではなく、選考を短い単位にして月に一度か二度回し、その回に間に合わなかった学生を次の回に案内しています。当社がお願いしているのは、「開けられるか」ではなく「回せるか」で決めることです。回せないまま開けると、応募した学生を放置することになり、断り続けるより悪い結果になります。

始める前に決める、五つ

1. 対象：卒年で区切らない対象のうち、どれを採るか。全部ではなく、一つか二つ（例：卒業の時期が違う学生と、探し直している層）
2. 選考の単位：応募から内定までの流れを短く一つに。何回に分けるか（月に一度か二度か）。面接の回数と、一回の流れにかかる日数
3. 返信と面談の枠：一年中、週のどこに置くか。前期の枠と別に持つか、同じ枠を使うか
4. 判断する人の時間：面接官と決裁の人が、月に何回集まれるか。ここが通年採用の上限になる
5. 止める条件：枠が埋まったら止めるか、時期で止めるか。止めたときに入口をどうするか（閉じる、次の卒年の案内に切り替える）

• 五つが決まらないうちに、入口を開けない：開けてから決めると、最初に応募した学生が放置される
• 五つのうち、上限を決めるのは判断する人の時間：人事の時間ではなく、面接と決裁の時間。新卒採用計画の立て方

選考を短い単位で回す、設計

• 応募から内定までを、一つの短い流れに：説明、面談、面接、判断、内定。前期のように段階を分けて期間を空けない
• 月に一度か二度、その流れを回す：「毎月〇日の週に面接、その週のうちに判断」のように、回る日を先に決める
• 回に間に合わなかった学生を、次の回に案内する：「次の回は〇〇です」と伝える。待たせるのではなく、次の日を示す
• 返信は、回とは別に、当日か翌日に：回を待たせるのは選考の日程で、返信ではない。OfferBoxで即日対応する設計
• 内定から承諾までの期間も、短く：回ごとに完結させる

卒年と対象の、分け方

• 台帳を、卒年と対象で分ける：卒業の時期が違う学生、既卒、留学生、院生、探し直している層。同じ一覧に混ぜない。2卒年を同時に動かすときの整理の五つ（台帳・担当・導線・文面・数）
• 文面を、対象ごとに分ける：既卒と在学中の学生では、確かめることが違う。留学生は卒業の時期と手続きが関わる
• 入社の時期を、複数持つかを決める：卒業の時期が違う学生を採るなら、入社の時期を複数持つか、入社の時期を一つにして待ってもらうかを、経営と先に決める
• 数を、対象ごとに分けて見る：足して「通年で〇人」と読まない

担当の時間の、配り方

• 前期の運用を、先に軽くする：入口を減らす、面接の回数を減らす、内定フォローを型にする。軽くした分を通年に配る。前期に足さない
• 返信と面談の枠を、一年中固定する：週のどこかに、通年の分の枠を置く。前期の山の時期も、この枠は動かさない。人事一人の新卒採用スケジュール
• 判断する人の時間を、月の予定に先に入れる：面接と判断の日を、年間の最初に一年分押さえる
• 前期の山と重なる月の、通年の回を減らす：ゼロにしない。減らすことを先に決めておく

通年にしないほうがよい場合

• 判断する人が、月に一度も集まれない：選考が止まり、応募した学生が放置される。期間を区切って前期と後期で
• 担当が一人で、前期の運用を軽くできない：前期に足す形になり、前期が崩れる。人事一人の新卒採用スケジュール
• 採る人数が少なく、前期で埋まる：通年の入口を開けても、断り続けることになる
• 入社の時期が一つで、卒業の時期が違う学生を採れない：対象が卒年で区切られるなら、通年にする意味が薄い
• 「他社がやっているから」で始める：目的が無いと、五つが決まらず、入口だけが開く

一枚の型

• 上に、五つ（対象・選考の単位・返信と面談の枠・判断する人の時間・止める条件）
• 縦に月、横に「通年の回（何回）」「返信と面談の枠」「判断の日」「担当の時間」「前期の山」
• 前期の山と重なる月に印を入れ、通年の回を減らす月を決める
• 対象ごとの台帳と文面の置き場を、欄外に

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、五つの決め方の型、選考の単位の型、対象ごとの文面の下書き、検索の絞り込み、送信、一次返信、日程の調整、数の見方の型までで、通年にするかの決定、対象の決定、判断する人の時間の確保、面接と判断、止める判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。通年採用の相談で、「通年にしたので、媒体も一年中契約したい」と言われることがあります。入口（媒体）を一年中持つことと、運用（返信・面談・判断）を一年中回すことは別で、切り分けて決められます。入口を一年中持っても、回す運用が月に一度なら、入口は回に合わせて開け閉めできます。逆に、入口を期間で持っていても、前期の後に探し直している層を通年の回で受けられます。当社がお願いしているのは、先に「回せる回数」を判断する人の時間から決め、その回数に合わせて入口の持ち方（契約の期間、開ける時期）を決めることです。入口を先に一年中持つと、開いている期間を埋めようとして、回せない回を増やし、放置が起きます。入口の契約の期間と、運用の回数は、別に決めてください。

まとめ

• 「一年中いつでも応募を受ける」は通年採用ではなく、入口を開けたまま運用を止めた状態。通年採用は、対象を卒年で区切らず、選考を短い単位で何度も回し、時間を一年に薄く配る設計
• 始める前に、対象・選考の単位・返信と面談の枠・判断する人の時間・止める条件の五つを決める。決まらないうちに入口を開けない。上限は判断する人の時間
• 応募から内定までを短い一つの流れにし、月に一度か二度回す。回に間に合わなかった学生には次の回を示す。返信は回と別に当日か翌日に
• 台帳・文面・数を対象ごとに分け、前期の運用と混ぜない。入社の時期を複数持つかを経営と先に決める
• 前期の運用を先に軽くして、その分を通年に配る。前期に足さない。判断する人が月に一度も集まれない、担当が一人で前期を軽くできない、前期で人数が埋まる場合は、期間を区切るほうが採れる

よくある質問

通年採用にすると、いつでも応募が来て時間が足りません

入口を一年中開けているからです。回せる回数を判断する人の時間から決め、その回に合わせて入口を開け閉めしてください。入口を開けたままにするなら、応募の受付と、選考の回を分けて案内してください。「応募はいつでも受け付け、選考は毎月〇日の週に行います」と先に書けば、応募した学生は待たされている状態ではなく、次の回を待っている状態になります。

通年採用と二次募集は、どう違いますか

二次募集は、前期の後に、前期と同じ条件で、絞って速く採る、期間を区切った運用です。通年採用は、対象を卒年で区切らず、一年を通して短い単位で回す運用です。二次募集を毎年繰り返しているなら、通年採用にしたほうが台帳と文面と枠を型にできます。ただし、判断する人の時間が月に一度も取れないなら、二次募集のまま期間を区切るほうが回ります。

通年採用の設計は、御社に相談できますか

できます。当社は、五つの決め方の型、選考の単位の型、対象ごとの文面の下書き、検索の絞り込み、送信、一次返信、日程の調整、数の見方の型を支えられます。通年にするかの決定、対象の決定、判断する人の時間の確保、面接と判断、止める判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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