人事1人の新卒採用スケジュール｜一人分に絞った年間の組み方

人事が一人で、新卒採用の年間を組みたい。ところが、七つの期間（準備・早期・選考期・後期・内定フォロー・振り返り・次の準備）を全部やろうとして、採用以外の業務（労務、給与、評価、中途採用、総務）の山を見ず、返信を来るたびに返し、入口を複数持ち、選考期の山で振り返りと次の準備が消える。翌年、同じ時期に同じ山が来て、同じことが起きる。結論から言うと、一人の年間は、「やること」ではなく「やらないこと」で組みます。選考期の返信と面談、内定フォロー、次年度の準備の三つを「先に確保する時間」として週の中に固定し、残りの時間で早期と後期の入口を一つに絞ります。採用以外の業務の山（給与の締め、評価の時期、年度の切り替え）と選考期の重なりを先に月ごとに書き出し、山の時期に新しいこと（新しい媒体、新しいイベント、文面の作り直し）を始めません。一人で回らないのは、時間が足りないからではなく、七つの期間を一人分に絞っていないからです。 この記事では、一人で起きる失敗、一人の年間の組み方、期間ごとの一人の動き、採用以外の業務との重なり、外に出せる作業と出せない判断、一枚の型、分担を整理します。年間の七つの期間は母集団形成の年間計画、媒体の選び方は人事一人で回す採用媒体の大きさ、内定フォローの年間は内定者フォローの年間計画で書きました。時期の区切りは、年度の公表内容と自社の方針で確認してください。

この作業の目的｜一人分に絞った年間を、先に持つ

一人の人事の年間は、何かが起きるたびに崩れます。崩れないようにするのではなく、崩れても「先に確保した三つの時間」だけは守れる形を、先に持つのが目的です。三つが守れていれば、早期と後期の入口が一つ止まっても、採用は止まりません。三つが守れていないと、入口が動いていても、返信が遅れ、面談が組めず、内定者が離れ、次年度の準備が無いまま同じ年が来ます。

一人で、起きる失敗

• 七つの期間を、全部やろうとする：準備も早期も選考期も後期も内定フォローも振り返りも次の準備も、一人で。どれも薄くなり、選考期で崩れる
• 採用以外の業務の山を、見ない：給与の締め、評価、年度の切り替え、中途の募集が、選考期と重なる。採用の計画に、採用以外の山が書かれていない
• 返信を、来るたびに返す：一日中、通知に反応して、まとまった作業の時間が消える
• 入口を、複数持つ：媒体を二つ、イベントを一つ、紹介も。どれも「時間が取れたら」になり、全部が中途半端に動く
• 振り返りと次の準備が、消える：選考期と内定フォローの山で、振り返りの時間が無くなり、次年度が「去年と同じ」で始まる
• 止まりそうなときに、止める：山で回らなくなり、送るのを止め、返信を止め、再開したときに学生が残っていない。人事一人で回す採用媒体の大きさ

一人の年間の組み方｜先に確保する三つの時間、入口は一つ、やらないことを決める

1. 先に確保する三つの時間を、週の中に固定する：選考期の返信と面談（週に〇日の△△時間）、内定フォロー（週に一回の連絡と月に一回の場）、次年度の準備（月に一回の〇〇時間）。この三つは、採用以外の業務が来ても動かさない枠として、カレンダーに先に入れる
2. 採用以外の業務の山を、月ごとに書き出す：給与の締め、評価の時期、年度の切り替え、中途の募集、総務の行事。採用の七つの期間と重ねて、一枚にする
3. 重なりの月を、見る：選考期と評価が重なる月、内定フォローと年度の切り替えが重なる月。この月に、新しいことを始めない
4. 残りの時間で、早期と後期の入口を、一つに絞る：媒体を一つ、イベントは出ないか一つ。「二つ目は、一つ目が回ってから」。人事が1人の会社がOfferBoxで最初に決めること
5. やらないことを、決めて書く：「今年は〇〇のイベントに出ない」「文面の作り直しは△△の月まで触らない」「返信は一日二回の枠でしか返さない」。やらないことが書かれていない計画は、一人では守れない
6. 外に出せる作業を、先に出す：後述

エージェントベストの見解

これは順番の話です。人事が一人の会社から、「年間の計画を立てたが、選考期に入ると全部崩れる」と相談されることがあります。計画を見ると、七つの期間にやることが全部書かれていて、採用以外の業務が一行も書かれていない。選考期に給与の締めと評価が重なり、返信が遅れ、面談が組めず、そこで計画が止まります。当社がお願いしている順番は、「先に確保する三つの時間を週に固定する」、「採用以外の業務の山を月ごとに書き出す」、「重なりの月に新しいことを始めないと決める」、「残りで入口を一つに絞る」、「やらないことを書く」、です。やることを先に並べると、一人分を超えます。三つの時間と、やらないことを先に決めると、残りが一人分になります。一人の年間は、足す計画ではなく、引く計画です。計画に「やらないこと」の欄が無いなら、まずその欄を作ってください。

期間ごとの、一人の動き

• 選考期の返信は、一日二回の枠で：来るたびに返さない。枠の時間に、まとめて。OfferBoxで即日対応する設計の「即日」は「一日の中で」の意味で、通知のたびではない
• 面談は、現場に出てもらう：一人が全部の面談に出ると、選考期の時間が消える。現場の面談の時間を、先に押さえる
• 内定フォローは、型で回す：週一回の連絡の文面と、月一回の場の形を先に作る。内定者フォローの年間計画
• 振り返りは、三つだけ変える：全部を反省すると、次の準備が終わらない。母集団形成の振り返り方

採用以外の業務との、重なり

• 給与の締めと、選考期の返信の枠が重なる日：締めの日は返信の枠を前後の日に動かす。動かした分を、無くさない
• 評価の時期と、選考期が重なる月：面談を現場に出してもらう割合を上げる。一人が評価の資料と面談の両方を持たない
• 年度の切り替えと、内定フォローの終盤が重なる月：内定者の入社の準備を、総務の年度の作業に乗せる。別に作らない
• 中途の募集が、突然入る：新卒の三つの時間は動かさず、中途は早期と後期の残りの時間から出す。出せないなら、中途を外に出す
• 重なりの月は、「守る三つ」だけ：新しいことを始めない。始めるのは、重なりの無い月

外に出せる作業と、出せない判断

• 出せる作業：検索の絞り込み、文面の下書き、送信、一次返信の下書き、日程の調整、内定者への定期の連絡の下書き、数の集計、企業ページの更新の下書き。3媒体（OfferBox・Wantedly・ワンキャリア）のどれでも、この作業は外に出せる
• 出せない判断：誰に送るかを決める、面談で会う、内定者に自分の言葉で伝える、やらないことを決める、入口を一つ選ぶ、止めるか続けるかを決める
• 出す順番：一人の時間を最も食っている作業から。たいてい、一次返信の下書きと日程の調整
• 出した後に、一人がやること：出した作業の確認を、週の枠の中に入れる。確認の時間を見込まないと、出した意味が無くなる
• 代理店に出せる範囲：代理店に運用まで頼めるか

一枚の型

• 縦に七つの期間、横に「守る三つ」「入口（一つ）」「採用以外の業務」「やらないこと」：各枠に時間と内容
• 欄外に、週の固定枠：返信の枠、面談の枠、内定フォローの枠、次の準備の枠を、曜日と時間で
• 重なりの月に、印を：印の月は「守る三つ」だけ
• 年度の途中で見直すのは、「やらないこと」の欄だけ：やることを足さない

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、三つの時間の型、山の書き出しの型、やらないことの型、出せる作業の代行、一枚の型までで、三つの時間の固定と経営との合意、入口の選定、やらないことの決定、面談、内定者への連絡、止める・続けるの判断は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。一人の人事から、「時間が無いので、代理店に全部お願いしたい」と言われることがあります。当社は3媒体すべての販売パートナーとして運用を支えていますが、全部は出せません。出せるのは作業（絞り込み、下書き、送信、一次返信の下書き、日程の調整、集計）で、出せないのは判断（誰に送るか、会うこと、自分の言葉で伝えること、やらないことを決めること、止めるか続けるか）です。一人の時間が無くなる原因を切り分けると、たいてい作業に時間を食われていて、判断の時間が残っていません。作業を外に出すと、判断の時間が戻ります。判断まで外に出すと、学生に会う人がいなくなり、内定者が「誰と話しているのか分からない」と離れます。当社がお願いしているのは、「全部」ではなく「作業」を出し、戻った時間を三つの守る時間に充てることです。

まとめ

• 一人の年間は「やること」ではなく「やらないこと」で組む。七つの期間を全部やろうとせず、一人分に絞る
• 選考期の返信と面談、内定フォロー、次年度の準備の三つを、週の中に固定する。採用以外の業務が来ても動かさない
• 採用以外の業務の山（給与の締め、評価、年度の切り替え、中途）を月ごとに書き出し、選考期との重なりの月に新しいことを始めない
• 残りの時間で入口を一つに絞る。返信は一日二回の枠で、面談は現場に出てもらい、内定フォローは型で、振り返りは三つだけ変える
• 作業（絞り込み、下書き、送信、一次返信、日程、集計）は外に出し、判断（誰に送るか、会う、伝える、やらないことを決める、止める・続ける）は一人が持つ。一枚に「やらないこと」の欄を作る

よくある質問

三つの時間を固定しても、経営から別の業務が来て崩れます

三つの時間を、経営と先に合意してください。「この曜日のこの時間は、返信と面談に使う。動かすと、学生が離れる」と、崩れたときに何が起きるかを添えて。合意が無い固定は、一人では守れません。合意した上で崩れるなら、入口をさらに減らすか、作業を外に出して、三つだけは残してください。

入口を一つに絞ると、母集団が足りません

一人で複数の入口を持つと、どれも「時間が取れたら」になり、全部が薄く動いて、足りないまま返信も遅れます。一つの入口を、週の枠から逆算した数で回し、返信を枠で返して、面談を現場に出してもらうほうが、残る数は増えます。足りないなら、二つ目を足す前に、一つ目の送る数と返信の速さを見てください。

人事一人の新卒採用スケジュールは、御社に相談できますか

できます。当社は、三つの時間の型、山の書き出しの型、やらないことの型、出せる作業の代行、一枚の型を支えられます。三つの時間の固定と経営との合意、入口の選定、やらないことの決定、面談、内定者への連絡、止める・続けるの判断は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

あわせて読みたい

• 大学・学校との関係づくりキャリアセンターとの関係は一年では作れない。
• 内定者フォロー内定から入社までの期間は、学生がいちばん不安になる時期。
• 専門学校・短大卒の採用専門学校生は分野が明確なぶん、仕事との接続を示しやすい。
• スカウト文面文面は長さではなく、なぜあなたなのかが最初の3行に書いてあるかで読まれるかどうかが決まる。
• スカウトのターゲット設計検索条件を広げると送信数は稼げるが返信率が落ちる。
• スカウト採用の立ち上げ最初から完成形を目指さず、少数に送って反応を見ながら文面と条件を直すほうが早い。