母集団形成の振り返り方｜翌年の配分を決める場にする

年度が終わり、母集団形成を振り返りたい。ところが、「今年は少なかった」「来年は頑張る」の反省会で終わり、数字だけで来た人の声がなく、翌年の配分に落ちず、「こんな人」も更新されない。結論から言うと、振り返りは「反省会」ではなく「翌年の配分を決める場」です。入口ごとに「近い人の面談数・日数・割合」と「担当の時間」を並べ、効いた入口・効かなかった入口・理由が分からない入口の三つに分け、翌年に残すもの・変えるもの・やめるものを一枚にします。来た人の声と「こんな人」の更新を、同じ場で行います。 この記事では、振り返りで起きる失敗、目的、材料、入口の三分類、翌年の一枚、「こんな人」の更新、上司への報告、時期、分担を整理します。母集団の考え方は母集団形成の基本｜量と質の順番、KPIは母集団形成のKPI、週と月の見直しはOfferBox運用の週次レビューのやり方で書きました。この記事は、年度の切れ目の振り返りです。

この作業の目的｜今年の記録を、翌年の配分に変える

振り返りの目的は、「今年どうだったか」を語ることではなく、「翌年、どの入口に、どれだけの時間を使うか」を決めることです。今年の記録が翌年の配分に変わらなければ、振り返りは反省会で終わり、翌年も同じ配分で同じ結果になります。

目的は、振り返りを「翌年の一枚」を作る場にすることです。

振り返りで、起きる失敗

共通するのは、振り返りの「出口」が決まっていないことです。出口は、翌年の一枚です。

振り返りの、材料

材料が台帳と週の記録から出るなら、振り返りの準備は短い。出ないなら、翌年は台帳と記録を先に整えます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「振り返りは、数字が悪かった年にやるものだ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、年度の切れ目の相談を受けていますが、数字が良かった年に振り返らなかった会社は、「なぜ良かったか」が分からないまま翌年に同じ配分を続け、担当が変わったり媒体の状況が変わったりしたときに、戻す元がありません。逆に、良かった年にも「どの入口が、なぜ効いたか」を一枚に残した会社は、翌年に効いた入口へ時間を寄せ、効かなかった入口をやめて、良かった年をさらに良くしています。振り返りは、悪かった年の反省ではなく、良かった年の「なぜ」を残す場でもあります。当社が振り返りの相談を受けるとき、最初にやるのは、「今年、効いた入口はどれで、なぜですか」を先に聞くことです。

入口を、三つに分ける

「理由が分からない入口」を「効かなかった」に入れないことが要点です。理由が分からないままやめると、翌年に戻せず、理由が分からないまま続けると、時間が消えます。分け方は母集団形成の媒体の組み合わせ方の「減らす判断」でも書きました。

翌年の一枚｜残す・変える・やめる

• 残す：効いた入口と、その運用の型。「何を、誰が、どの頻度で」を書く
• 変える：役割を変える入口、「こんな人」の更新で送る相手が変わる入口、時期の配分を変える入口
• やめる：効かなかった入口。契約の切れ目と、進行中の学生の扱いを書く
• 足す：役割が違う入口を一つ足すなら。足す理由と、時間の出所
• 担当の時間の配分：入口ごとに、週にどれだけ
• 翌年の逆算：今年の率で置き直した必要数。母集団の目標数の決め方

一枚で、翌年の最初の月から動ける形にします。一枚に落ちない振り返りは、終わっていません。

「こんな人」を、同じ場で更新する

• 入社した人の記録を、一枚に戻す：「こんな人」に近かった人が、入社後にどうか。最も確かな更新
• 面談で「近い」と判断した人の共通点を、一枚に足す
• 入口で「近い」と判断したのに面談で「遠い」だった人の共通点から、入口の見方を直す
• リファラルや大学との関係で来た人の近さを、他の入口の「こんな人」の見直しに：リファラルからの母集団形成
• 更新した一枚を、翌年の送る人と面接官で合意し直す：母集団の質を上げる方法の「面談の記録で、『こんな人』を更新する」

上司への報告

• 翌年の一枚を、そのまま報告にする：「今年の結果」より「翌年の配分」を主に
• 今年の数字は、入口ごとの三つと、採る人数に対する到達で：入口の数の合計を入れない
• 「効いた入口・効かなかった入口・理由が分からない入口」の三分類を見せる：全部を続ける・全部を変える、にならない
• やめる入口の、契約と進行中の学生の扱いを添える
• 報告の型は経営層にOfferBoxの成果を説明する方法

時期

• 年度の切れ目、翌年の最初の入口が動く前に：翌年の配分が、翌年の最初の月に効く形で
• 契約の更新時期の前に：やめる入口の契約の切れ目に間に合う。複数媒体を代理店でまとめる方法の手順3
• 内定者フォローと重なる時期：振り返りの時間を先に確保
• 年度の途中でも、大きく外れたら一度：月の見直しで直せない大きさなら
• 年度の区切りは、年度の公表内容と自社の方針で確認

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、材料の型、三分類の整理、翌年の一枚の型、「こんな人」の更新の型、報告の型までで、分類の判断、やめる判断、一枚の決定、合意、報告は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは順番の話です。振り返りの相談で、「来年、新しい媒体を足したい。今年の振り返りはその後で」と言われることがあります。当社は3媒体を扱いますが、振り返りの前に媒体を足すことを勧めません。今年の入口が三つに分かれていなければ、足した媒体が「効いた入口」の時間を奪うか、「効かなかった入口」と同じ理由で効かないか、が分かりません。順番は、今年の入口を三つに分ける、翌年の一枚を作る、一枚の中で「足す」の欄が要るなら足す、です。「足す」が先に決まっている振り返りは、振り返りではなく、足す理由づけになります。当社は、足す相談を受けたとき、先に今年の三分類を一緒に作ります。

まとめ

• 振り返りは「反省会」ではなく「翌年の配分を決める場」。出口は翌年の一枚で、一枚に落ちない振り返りは終わっていない
• 材料は、入口ごとの三つ（近い人の面談数・日数・割合）、担当の時間、来た人の声、来なかった理由、入社した人の様子、今年変えたこと。台帳と週の記録から出す
• 入口を「効いた・効かなかった・理由が分からない」の三つに分け、理由が分からない入口を「効かなかった」に入れない
• 翌年の一枚は、残す・変える・やめる・足す・時間の配分・翌年の逆算。「こんな人」の更新を同じ場で行い、面接官と合意し直す
• 良かった年にも「なぜ」を残す。時期は年度の切れ目、契約の更新の前、翌年の最初の入口が動く前

よくある質問

台帳も時間の記録もなく、振り返る材料がありません

今年は、覚えている範囲で「効いた入口・効かなかった入口・理由が分からない入口」に分け、ほとんどが「理由が分からない」になることを受け入れます。翌年の一枚の最初の項目を「台帳と週の記録を整える」にし、翌年は材料が揃った振り返りができる形にします。材料がない年の振り返りは、材料を作る翌年の準備です。台帳の型はOfferBox運用のKPI設計の手順5で書きました。

効かなかった入口を、上司が「もう一年続けろ」と言います

「効かなかった理由」が分かっているかで答えが変わります。理由が分かっていて、直しても効かないなら、やめる根拠を三つの数字と時間で示します。理由が分からないなら、「理由が分からない入口」として、翌年は記録を整えて一年だけ小さく続け、翌年の振り返りで決める、と提案します。「続けろ」に「はい」と答えるより、「何を記録して、翌年に何で判断するか」を決めるほうが、翌年に同じ議論をしなくて済みます。

母集団形成の振り返り方は、御社に相談できますか

できます。当社は、材料の型、三分類の整理、翌年の一枚の型、「こんな人」の更新の型、報告の型を支えられます。分類の判断、やめる判断、一枚の決定、合意、報告は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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