OfferBox運用代行｜進め方と最初の3か月でやること

1か月目：決める

最初の月にやることは、送る相手の条件と文面の骨格を決めることに尽きる。ここを決めずに送り始めると、反応の良し悪しを判断する材料が残らない。

運用代行は工数を外に出すことが目的ではなく、毎週まわし続ける状態を作ることが目的。何を任せて何を残すかの線引きが要る。

2か月目：送りながら直す

週に一度のペースで送信と振り返りを回す。一度に大量に送って結果を待つより、少数を送って文面を直すほうが早く精度が上がる。

見る数字は、開封されたか、返信があったか、面談まで進んだかの3段階。どこで落ちているかで、直すべき場所がまったく違う。

なお、ここで挙げた順番が唯一の正解ではない。すでに手をつけている部分があるなら、そこは飛ばして次に進んでいただきたい。

3か月目：仕組みにする

3か月目に考えるのは継続である。繁忙期に止まらない形にできるかどうかで、その後の成果が決まる。

任せる範囲と自社に残す判断の線引きができているかどうかという部分を手順化しておくと、繁忙期でも継続しやすくなる。

着手前のチェック

走り出す前に、この項目が決まっているか確認したい。

• 任せる範囲と自社に残す判断の線引きができているかどうか
• 求める人物像と勤務条件が文章になっているかどうか
• 面談に出られる社員と曜日が決まっているかどうか
• 成果の定義（何をもって成功とするか）が合意できているかどうか

OfferBox運用代行を自社の言葉にする

運用代行は工数を外に出すことが目的ではなく、毎週まわし続ける状態を作ることが目的。何を任せて何を残すかの線引きが要る。

自社の話に落とすときは、任せる範囲と自社に残す判断の線引きができている、求める人物像と勤務条件が文章になっている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、面談に出られる社員と曜日が決まっているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。

「地方企業には向いていない」という思い込みも実態と合わない。むしろ、知名度に依存せず、移動を伴わずに県外の学生と接点を持てるという点で、地方企業のほうが効き目は大きい。

「新卒のスカウトは大手がやるもの」という思い込みもある。むしろ知名度で劣る会社ほど、こちらから名指しで声をかける手段の価値は大きい。

自社に当てはめて考える

実行に移す前に、いまの状態を書き出しておきたい。書き出してみると、思っていたより決まっていないことが見つかる。

• 任せる範囲と自社に残す判断の線引きができているかどうか
• 求める人物像と勤務条件が文章になっているかどうか
• 面談に出られる社員と曜日が決まっているかどうか
• 成果の定義（何をもって成功とするか）が合意できているかどうか

確認した内容は、配属先の上長にも共有しておきたい。採用担当だけが把握している状態だと、判断が必要になったときに止まる。

よくある質問

返信が来ません。どこを直すべきですか。

開封されていないのか、開封されて返信がないのかで直す場所が違います。前者なら件名、後者なら冒頭3行の個別化を疑います。一度に複数を変えると何が効いたか分からなくなるので、変えるのは一か所ずつにします。

いつから送り始めればいいですか。

学生が動く時期から逆算して決めます。早い時期は返信率が読みにくく、遅い時期は他社と重なります。どちらにしても、送り始めてから型が固まるまでに1〜2か月はかかる前提で計画したいところです。

面談に出る社員を確保できません。

毎週この曜日のこの時間は面談に使う、と先に決めて押さえておくのが確実です。返信が来てから調整しようとすると、必ず日程が後ろにずれます。

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この記事のまとめ

採用の巧拙は、特別な施策ではなく前提の置き方で決まる。前提を書き出して社内で見せ合うだけでも、噛み合っていない部分が見えてくる。