OfferBoxの運用代行に任せられる範囲と自社で持つ判断｜作業と判断の分け方

「運用代行に出すと、どこまでやってもらえるのか」「出したら自社は何もしなくてよいのか」という質問を受けます。結論から言うと、代行に出せるのは「作業」で、出せないのは「判断」です。読む、書く、送る、返信する、記録する、率を置き直す、は作業なので出せます。誰を採るか、譲れない条件は何か、会うか、選考に進めるか、内定を出すか、は判断なので出せません。 作業を出し、判断を持つ。この線で分けると、代行に出しても運用は自社のものであり続けます。この記事では、OfferBoxの運用の各段階を作業と判断に分け、代行に出せるもの、出すと危ないもの、段階的に出す順番、代行との週次、戻すときの引き継ぎを整理します。自社運用と代行の一般的な違いは媒体を自社で運用するか代行に出すかの違い、代理店の代行の型は代理店に運用まで頼めるかで書きました。この記事はOfferBoxの運用に絞った各段階の線引きです。当社もOfferBoxの運用代行を行っているので、当社の線引きも書きます。

この作業の目的｜代行に出しても、運用を自社のものにする

代行に出す目的は、送る時間が取れない会社が、送る作業を外に出して、承認と面談を回すことです。ところが、出し方を間違えると2つの失敗が起きます。

1つは「丸投げ」です。人物像も条件も代行に任せると、面談に来た学生が社内の期待とずれ、面接官が「思っていた人と違う」と感じ、代行を切ります。もう1つは「出し切れない」です。作業まで自社で抱えたまま代行に相談だけしていると、送る時間が取れない状態は変わらず、止まります。

作業を出し、判断を持つ。この線引きが、代行に出しても運用が自社のものであり続ける条件です。

手順1｜各段階を「作業」と「判断」に分ける

OfferBoxの運用の各段階を、作業と判断に分けます。判断は自社、作業は代行に出せます。

表を見ると、代行に出せる作業は多く、自社に残る判断は「決める」「会う」「伝える」に集約されます。

手順2｜代行に出すと危ないもの

判断の中でも、出すと運用が崩れるものを挙げます。

• 人物像を決めること：代行が決めると、面談に来た学生がずれる。代行は聞いて整理する側
• 譲れない条件を決めること：代行が緩めると条件外の学生に送り、厳しくすると対象が残らない。決めるのは面接官と人事
• 仕事の中身を書くこと：代行が想像で書くと、面談で「文面と違う」となる。現場の言葉で確認する
• 面談と面接：代行は出られない。名義の人と面接官が出る
• 面談枠を出すこと：代行は面接官の予定を押さえられない。枠が出なければ、返信に候補を書けない
• 選考に進めるか、内定を出すかの判断：代行が関わる余地は無い

「仕事の中身を書くこと」は、作業に見えて判断です。何をどう書くかは、現場にしか分からないからです。代行は下書きし、現場が直す形にします。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「運用代行に出せば、採用の作業から解放される」というものです。実際には、代行に出しても、決める・会う・伝えるの3つは残ります。当社がOfferBoxの運用代行を受けるとき、最初の打ち合わせで「当社がやること」と「企業にやっていただくこと」を表にして渡すのは、この思い込みを最初に解くためです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして契約後の運用を見ていますが、代行に出して「効かなかった」となった会社の多くは、面談枠が出ない、面談の結果が戻らない、人物像が決まらない、のどれかで、代行の作業の質ではなく、自社に残る判断が止まっていた会社です。代行に出すなら、残る判断に時間を使う。残る判断とは、決める・会う・伝える。この3つに集中できる分、自社運用より判断の質は上がります。作業を出して、判断に集中する。それが、代行を使う意味です。

手順3｜段階的に出す順番

最初から全部の作業を出す必要はありません。止まっている作業から、段階的に出します。

1. 読んで書いて送る：最も時間がかかる作業。1人で回らない会社は、まずここから。自社は返信と面談を持つ
2. 返信と日程調整：毎日見られない会社は、次にここ。面談枠を週の初めに代行に渡す
3. 記録と率の置き直し、週次の資料：数字を整理する時間が無い会社は、ここも出す。見るのは自社
4. テンプレートと企業ページの下書きの更新：年に数回の更新を代行が下書きし、現場が直す
5. 面談前の情報整理と、面談後のフォローの連絡：面談そのものは自社だが、前後の連絡は出せる

逆に、最後まで出さないのは、人物像、譲れない条件、面談、面接、内定の判断です。ここが出た時点で、運用は自社のものでなくなります。

どの作業を出すかは、人事1人でOfferBoxを回す運用設計で書いた「止まる作業だけ外に出す」の考え方と同じです。

手順4｜代行との週次の持ち方

代行に出しても、週次レビューは自社と代行で一緒に持ちます。持ち方は週次レビューのやり方で書きました。代行の場合に足すことを並べます。

「面談の結果を戻す」が、代行との週次で最も大事です。代行は送ることはできても、会った結果は自社しか知りません。戻らないと、代行は条件と文面を直せず、自社は「代行が改善しない」と感じます。

手順5｜代行から自社に戻すときの引き継ぎ

代行を頼んでいた作業を、自社に戻すことがあります。担当が増えた、時間が取れるようになった、代行の契約が終わる。戻すときに引き継ぐものを、代行を頼む前に確認しておきます。

• 文面のテンプレート：共通部分、型、冒頭の空欄の指示。企業の名義で送っている文面なので、企業のもの
• 検索条件と、その根拠：どの条件で、なぜそう設定したか
• 管理表：送った学生、触れた一文、承認、面談、結果
• 割合の実績と、送信計画：いまの率と、残りの期間の計画
• 効いた文面と条件の記録：何が効いて何が効かなかったか
• 週次の記録：止まった週と、直したこと

この引き継ぎは、運用を担当者間で引き継ぐ方法で書いた「判断の元」と同じものです。代行に頼むときに、「やめるときにこれを書面でもらえるか」を確認しておきます。確認の仕方は代理店に聞くべき質問で書きました。当社の場合、代行の期間中も管理表と記録は企業と共有し、やめるときはテンプレートと条件と記録をまとめて渡します。

やりがちな失敗

最も多いのは、「面談の結果を戻さない」です。代行に出したあと、自社の作業は減りますが、「戻す」だけは残ります。

当社の線引き

当社がOfferBoxの運用代行を受けるときの分担を、参考として置きます。

企業の時間は、決める・会う・伝えるに集中します。この形で、送る時間が取れない会社でも、承認と面談が回ります。

エージェントベストの見解

自社で持つべきなのは、どこまでか。当社が線を引くなら、「決める・会う・伝える」の3つです。決めるのは人物像と譲れない条件と選考の合否、会うのは面談と面接、伝えるのは仕事の中身と面談の結果と社内の変化。この3つは、当社が代われないからではなく、代わると運用が企業のものでなくなるから、企業に残します。逆に、読む・書く・送る・返信する・記録する・置き直す・下書きする、は当社が代わっても運用の中身は変わりません。企業の名義で、企業のペルソナで、企業の仕事の中身で送るからです。代行に出すかどうかを迷っている会社には、この表を見て「決める・会う・伝えるに、週に何時間使えるか」を考えてもらいます。それが取れるなら、代行に出しても運用は企業のものです。取れないなら、代行に出しても止まります。

まとめ

• 代行に出せるのは作業（読む・書く・送る・返信・記録・置き直し・下書き）、出せないのは判断（決める・会う・伝える）
• 人物像、譲れない条件、仕事の中身、面談と面接、面談枠、合否は、出すと運用が崩れる
• 止まっている作業から段階的に出す。まず読んで書いて送る、次に返信、次に記録
• 週次は自社と代行で一緒に持つ。面談の結果を戻すことだけは、代行に出しても残る
• やめるときの引き継ぎ（テンプレート・条件・管理表・記録）を、頼む前に確認する

よくある質問

代行に出せば、社内の時間はゼロになりますか

なりません。決める・会う・伝えるの3つは残ります。人物像と条件を決める、面談と面接に出る、面談の結果と社内の変化を代行に伝える。この3つに週に使える時間があるかが、代行に出して回るかどうかを決めます。

代行の文面が、自社の言葉になっていない気がします

仕事の中身の部分は、現場の言葉で確認する形になっているかを見ます。代行が想像で書くと一般的になります。当社の場合、共通部分と仕事の中身は下書きを現場に直してもらい、冒頭は企業のペルソナに沿って当社が書きます。直す工程が無いなら、契約の形を見直します。

御社の運用代行は、どこまでやってもらえますか

この記事の「当社の線引き」の表のとおりです。読む・書く・送る・返信・記録・率の置き直し・下書きの更新を当社が行い、人物像・条件・面談・面接・合否・面談枠・結果を戻すことは企業が行います。やめるときは、テンプレートと条件と記録をまとめて渡します。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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