内定辞退の理由の分け方｜五つの分類と「いつ決めたか」

内定辞退が続いたので理由を記録したい。ところが、辞退の連絡は「他社に決めました」の一語で終わり、台帳には「他社」とだけ残り、翌年に「今年も他社に負けた」で終わって、どこを直せばよいか分からない。結論から言うと、辞退の理由は「他社に決めた」の一語で記録せず、「入口の時点のずれ・選考中の印象・内定後の間・条件・他社との比較」の五つに分け、さらに「いつ決めたか」を添えて記録します。理由は辞退の連絡で聞かず、承諾期限の前の面談と、辞退の連絡の後の別の人からの一通で聞きます。五つのどこに集まるかで、直す場所（媒体の文面か、面接官か、内定後の接点か、条件か、他社の締切か）が決まります。 この記事は、分け方と聞き方と記録の型を書きます。分けた後の見方は内定承諾率の見方で書きます。

この作業の目的｜辞退の理由を、「直す場所」に変える

辞退の理由を記録する目的は、翌年に同じ辞退を減らすことです。「他社に決めた」は理由ではなく結果で、その前に、学生がどの時点で何を見て決めたかがあります。それを分けて残すと、直す場所が一つに決まります。

目的は、台帳の「他社」の一語を、「入口・選考・内定後・条件・他社」の五つと「いつ」に置き換えることです。

辞退の理由の記録で、起きる失敗

共通するのは、理由を「聞く」作業で終わり、「分けて直す場所に結び付ける」作業になっていないことです。

分け方は、五つと「いつ」

これに「いつ決めたか」を添えます。「面接の日に決めていた」「内定の連絡の日」「承諾期限の前日」「他社の内定が出た日」。同じ「他社」でも、面接の日に決めていたなら選考中の印象で、承諾期限の前日なら内定後の間が本当の理由です。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「辞退の理由は他社との比較で、うちが負けたのは知名度と条件だから、直せない」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、多くの会社の辞退の台帳を見ていますが、「他社」と記録された辞退を、承諾期限の前の面談の記録と突き合わせると、半分近くは他社の前に理由があります。面接の日に「この人と働くのは違う」と決めていて、他社の内定はその後に出ていることが多い。「他社に決めた」は、学生にとって最も角が立たない言い方で、辞退の連絡の場で聞けば、ほぼ全員がそう言います。当社が最初にお願いするのは、辞退の連絡の場で理由を聞くのをやめ、承諾期限の前の面談で「迷っているところ」を聞き、辞退の連絡の後に採用担当ではない別の人（役員か、選考で会わなかった社員）から一通だけ送って聞くことです。別の人からの一通には、採用担当には言わなかった理由が返ってきます。それを五つに分けると、「他社」は五つのうちの一つに減り、残りの四つが直す場所になります。

理由を聞く、二つの場面

辞退の連絡の場では、理由を聞かず、「連絡をありがとう」で終えます。その場で聞くと、角の立たない理由しか返らず、記録が「他社」で埋まります。

分けた先に、直す場所

五つの中で最も多いものを、翌年に一つだけ直します。全部を直そうとすると、どれも直りません。

記録の型

台帳に、辞退した学生ごとに次の欄を持ちます。

• 入口：どの媒体・どの入口で会ったか
• 分け方：五つのどれか（複数なら、最も重いもの一つと、二番目）
• いつ決めたか：面接の日・内定の連絡の日・承諾期限の前・他社の内定が出た日
• 学生の言葉：聞いた言葉をそのまま。要約しない
• 聞いた場面：承諾期限の前の面談か、辞退後の一通か
• 承諾した学生の「迷った理由」：承諾した学生にも同じ欄を持つ。翌年の辞退の予測になる

承諾した学生の「迷った理由」を残すのが、この型の要です。辞退した学生だけを見ると、「迷ったが承諾した」理由が消え、次の年に同じ理由で辞退が出ます。

媒体ごとに、変わる点

• OfferBox：入口の時点のずれが、オファーの文面と学生のプロフィールの読み違いで起きやすい。文面の一文と、承認の理由を台帳に残す
• Wantedly：記事で読んだ会社と選考で会った会社の差が、入口の時点のずれになりやすい。どの記事を読んで来たかを残す
• ワンキャリア：体験談で読んだ選考と実際の選考の差が、選考中の印象になりやすい。体験談のどこを読んだかを聞く

三つとも、分け方の五つは同じで、入口の時点のずれの中身が違います。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、分け方の型、記録の型、一通の下書きまでで、面談で聞くこと、一通を送る人、直す場所の決定は社内が担います。

エージェントベストの見解

辞退の理由を五つに分けて、当社が先にお伝えしているのは、「入口の時点のずれ」が多い会社ほど、直したあとに承認とエントリーが減る、ということです。入口のずれは、文面と記事で会社を良く見せていることから起きます。「思っていた仕事と違った」が多いなら、文面の良く見せる言葉を消し、仕事の中身と最初の年を先に書くことになり、承認は減ります。減るのは、入口で違う像を持って来て、内定後に辞退する学生です。会社によっては、承認が減ったのを見て文面を戻し、辞退も戻ります。当社が案内するのは、五つに分けた台帳と、承認の数を並べて見ることです。「入口のずれ」の辞退が減り、承認も減ったなら、それは直った状態です。承認の数だけを見ると、直したことが失敗に見えます。見る場所を、分け方の台帳に先に決めてから、入口を直します。

まとめ

• 辞退の理由は「他社に決めた」の一語で記録しない。「入口の時点のずれ・選考中の印象・内定後の間・条件・他社との比較」の五つに分け、「いつ決めたか」を添える
• 理由は辞退の連絡の場で聞かない。承諾期限の前の面談（現場の社員）と、辞退後の別の人からの一通で聞く
• 五つのどこに集まるかで、直す場所が決まる。最も多いものを翌年に一つだけ直す
• 承諾した学生の「迷った理由」も同じ型で残す。翌年の辞退の予測になる
• 「入口のずれ」を直すと承認は減る。分け方の台帳と承認の数を並べて見て、文面を戻さない

よくある質問

辞退の連絡はメールで一方的に来て、理由を聞く機会がありません

その連絡には「ありがとうございました」だけを返し、数日後に、採用担当ではない別の人から一通だけ送ります。「差し支えなければ、決め手になった場面を一つ教えてください。今後の選考を直すために使います」と、返さなくてよいと添えて送ると、一部の学生から、採用担当には言わなかった理由が返ります。全員から返らなくてよく、返った分を五つに分けます。

五つのうち複数に当てはまる辞退は、どう記録すればよいですか

最も重いもの一つと、二番目を残します。「面接の印象が悪く、他社の内定が出た日に決めた」なら、一番は選考中の印象、二番は他社との比較です。「いつ決めたか」が、一番を決める手がかりになります。他社の内定が出る前に気持ちが決まっていたなら、他社は一番ではありません。

辞退の理由の分け方は、御社に相談できますか

できます。当社は、分け方の型、記録の型、一通の下書きを支えられます。面談で聞くこと、一通を送る人、直す場所の決定は、社内で担ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、内定後の運用まで含めて支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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