採用管理システムでKPIを見る方法｜入れる前に確かめる三つ

採用管理システムを入れて、KPIを見たい。ところが、入れれば数が出ると思い、段の名前と入力のルールを決めず、入力が続かない項目をKPIにし、媒体の管理画面の数と足し、システムが出す数をそのまま経営に報告し、別のシステムに移るときに過去の数が切れる。数は出るのに、直す場所が決まりません。結論から言うと、システムが出す数は「入っている情報から出せる数」で、自社が見たい数とは限りません。入れる前に三つを確かめます。見たい四つの数（採用した数・近い人の面談数・各段の日数・一年後に残った数）がこのシステムで出るか。出ないなら何を手で足すか。入力が続く形にできるか。段の名前と入力のルールを先に決めて、全員が同じ場所に同じ形で入れます。入力が続かない項目は、KPIにしません。入っていない情報から数は出ません。媒体の管理画面が出す数（承認、開封、応募）とは数え方が違うので、足さずに別々に見ます。製品の仕様と機能は変わるので、各製品で確認してください。 この記事では、システムで起きる失敗、入れる前に確かめる三つ、段の名前と入力のルール、出る数と手で足す数、媒体の管理画面との違い、移行と運用、一枚の型、分担を整理します。KPIの基本は採用KPIの基本、表計算での管理はスプレッドシートで採用KPIを管理する方法、改善は採用KPIから改善点を見つける方法で書きました。数値と料金は書きません。

この作業の目的｜「見たい数が出るか」を、入れる前に確かめる

システムを入れる目的は、応募者の管理と連絡の効率化であることが多く、KPIはその副産物です。KPIを目的にするなら、見たい数が出るかを入れる前に確かめます。入れてから「その数は出ない」と分かると、手で集計する作業が増え、システムを入れた分だけ作業が増える形になります。

システムで、起きる失敗

• 入れれば、数が出ると思う：入っていない情報からは出ない。「近い人か」「断りの理由」は、入力の設計が無いと出ない
• 段の名前と、入力のルールを決めない：人によって「面談」と「一次面接」の使い分けが違い、段の数が合わない
• 入力が続かない項目を、KPIにする：毎回入れる手間が大きい項目は、途中で空欄になる。空欄が増えた数は使えない
• 媒体の管理画面の数と、足す：承認の数と応募の数は数え方が違う。足すと、どちらの数でもない数になる
• システムが出す数を、そのまま報告する：分母と数え方を確かめずに報告すると、経営の判断がずれる
• 移行のときに、過去の数が切れる：前のシステムの数が移らず、前年と比べられなくなる

入れる前に、確かめる三つ

1. 見たい四つの数が、このシステムで出るか：採用した数、近い人の面談数、各段の日数、一年後に残った数。採用KPIの基本
2. 出ないなら、何を手で足すか：「近いかどうか」の印、断りの理由の区分、一年後の在籍。手で足す項目の数を、入れる前に数える
3. 入力が続く形にできるか：誰が、いつ、どこで入れるか。面接の直後にその場で選べる形か

• 三つを確かめる相手は、製品の担当：「この数は出ますか」を具体で聞く。仕様は変わるので各製品で確認
• 手で足す項目が多すぎるなら、システムを変えるか、KPIを減らす：両方を無理に持たない
• 入れる目的が管理と連絡なら、KPIは表計算で持つ選択もある：スプレッドシートで採用KPIを管理する方法

エージェントベストの見解

これは発注側の誤解の話です。システムの相談で、「採用管理システムを入れたので、KPIは自動で出ます」と言われることがあります。出るのは、入っている情報から出せる数です。応募の日、段の移動、内定の日は入るので、数と日数は出ます。出ないのは、「その人が『こんな人』に近かったか」と「断りの理由」と「一年後に残っているか」です。この三つは、入力の設計をしない限り、どのシステムでも出ません。当社がお願いしているのは、システムを入れる前に、この三つをどう入れるかを決めることです。「近いか」は面談の記録に一つ印を付ける、断りの理由は区分から選ぶ、一年後の在籍は人事の台帳と突き合わせる。入れ方を決めれば出ます。決めないまま入れると、数と日数だけが出て、「なぜ減ったか」に答えられない表になります。

段の名前と、入力のルール

• 段の名前を、先に決めて一覧にする：「接点」「面談」「一次面接」「最終面接」「内定」「承諾」「入社」。自社のファネルに合わせる。採用ファネルに置くKPI
• 段の定義を、一行ずつ書く：「面談＝選考ではない場。一次面接＝判断が入る最初の場」。人によって違う使い方をさせない
• 段を動かすタイミングを、決める：日程が決まったときか、実施したときか。会社で統一する
• 入力する人を、決める：人事か、現場か。両方が入れるなら、どの項目を誰が入れるか
• 入れない項目を、決める：使わない項目を空欄で残すと、どの項目が使われているか分からなくなる
• 入力のルールを、一枚にして共有する：新しく入った人が同じ形で入れられるように

システムで出る数と、手で足す数

• 手で足す項目を、三つ以内に：多いと続かない
• 手で足す作業を、月に一度の枠に入れる：思い出したときにやらない
• 出る数と手で足す数を、同じ一枚に並べる：別々の場所にあると、月次で見なくなる
• 仕様と機能は製品で違い、変わる：この記事では製品名と機能を書かない。各製品で確認する

媒体の管理画面との、違い

• 数え方が、違う：媒体は「承認」「開封」「応募」を出す。システムは「自社の段に入った人」を出す。同じ人でも、数える場所が違う
• 足さない：媒体の承認と、システムの応募を足すと、どちらの数でもない数になる
• 別々に見る：媒体の数は入口の運用の数、システムの数は選考の数。媒体別のKPI設計
• 媒体からシステムに移す時点を、決める：承認の時点か、面談の日程が決まった時点か。会社で統一する
• 媒体の数を、システムに手で入れるかを決める：入れるなら、入口の区分として。入れないなら、媒体の管理画面で別に見る
• 3媒体（OfferBox・Wantedly・ワンキャリア）で、出る数の種類が違う：媒体をまたいで足さない

移行と、運用

• 移行のときに、過去の数をどう残すかを先に決める：前のシステムから移らない項目を、表計算に書き出して残す
• 前年と比べられる形を、残す：段の名前が変わるなら、対応表を作る
• 移行の時期を、選考期に置かない：入力が止まる。4年生の春に何をするか
• 入力が止まった期間を、記録する：後で数を読むときに、止まった期間が分かるように
• 運用の見直しを、年に一度：使っていない項目を消し、手で足す項目を見直す
• 担当が替わるときに、入力のルールの一枚を渡す：口頭で引き継がない

一枚の型

• 上に、段の名前と定義の一覧、段を動かすタイミング
• 中に、見たい四つの数と、それぞれ「システムで出る／手で足す」の印
• 下に、手で足す項目（三つ以内）と、誰が・いつ入れるか
• 別に、媒体の管理画面で見る数と、システムで見る数の一覧：足さないことを明記
• 欄外に、移行したときの対応表と、入力が止まった期間

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、見たい数の整理、段の定義の型、入力のルールの型、手で足す項目の集計、媒体側の数の整理までで、システムの選定、段の定義の決定、入力の運用、経営への報告は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは切り分けの話です。システムの相談で、「システムを入れれば、媒体の管理画面を見なくて済みますか」と聞かれることがあります。切り分けると、媒体の管理画面で見るのは入口の運用の数（送った数、開封、承認、応募）で、システムで見るのは選考の数（段の人数、日数、内定、承諾）です。同じ人を、違う場所で、違う数え方で見ています。当社は3媒体すべての販売パートナーとして媒体側の運用を見ていますが、媒体の数をシステムに全部入れることはお勧めしません。入れる手間が続かず、途中で空欄になるからです。媒体の数は媒体の管理画面で、選考の数はシステムで、月に一度それぞれ見て、入口ごとの内訳だけをシステムに残す。この形が、入力が続いて、両方が読めます。全部を一か所に集めようとすると、集める作業で月次の時間が終わります。

まとめ

• システムが出すのは「入っている情報から出せる数」。入れる前に、見たい四つの数が出るか、出ないなら何を手で足すか、入力が続く形かを確かめる
• 「近い人かどうか」「断りの理由」「一年後に残った数」は、入力の設計をしない限り出ない。入れ方（印、区分、台帳との突き合わせ）を先に決める
• 段の名前と定義、動かすタイミング、入力する人を先に決めて一枚にする。入力が続かない項目はKPIにしない。手で足す項目は三つ以内に
• 媒体の管理画面の数とシステムの数は数え方が違う。足さず、別々に見る。媒体の数を全部システムに入れない
• 移行のときは過去の数と段の対応表を残し、移行の時期を選考期に置かない。入力が止まった期間を記録する。製品の仕様と機能は各製品で確認する

よくある質問

入力が続かず、空欄が増えてしまいます

項目が多すぎます。手で足す項目を三つ以内に減らし、入れるタイミングを「面接の直後にその場で選ぶ」形にしてください。自由記述を減らし、区分から選ぶ形にすると続きます。それでも続かないなら、その項目はKPIにせず、必要なときに人に聞く形に変えてください。空欄の多い数を使うより、そのほうが読めます。

システムを入れる前は、KPIを見られませんか

表計算で見られます。見たい四つの数を、月に一度手で集計する形から始めて、続いたらシステムに移すほうが、入れてから設計するより確実です。表計算で続かない項目は、システムに入れても続きません。スプレッドシートで採用KPIを管理する方法で書きました。

採用管理システムでのKPIは、御社に相談できますか

できます。当社は、見たい数の整理、段の定義の型、入力のルールの型、手で足す項目の集計、媒体側の数の整理を支えられます。システムの選定、段の定義の決定、入力の運用、経営への報告は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、3媒体の運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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