応募者管理と選考の可視化｜進め方と最初の3か月でやること

1か月目：決める

最初の月にやることは、送る相手の条件と文面の骨格を決めることに尽きる。ここを決めずに送り始めると、反応の良し悪しを判断する材料が残らない。

高機能なツールを入れる前に、いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られる状態を作るほうが先。

2か月目：送りながら直す

送る、見る、直す。この周期を週単位で回したい。まとめて送ってしまうと、直す機会そのものを失う。

見る数字は、開封されたか、返信があったか、面談まで進んだかの3段階。どこで落ちているかで、直すべき場所がまったく違う。

ここで挙げたやり方が合わない会社もある。人員体制と採用人数によって現実的な打ち手は変わるので、そのまま当てはめずに翻訳して読んでいただきたい。

3か月目：仕組みにする

3か月目に考えるのは継続である。繁忙期に止まらない形にできるかどうかで、その後の成果が決まる。

いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られるかどうかという部分を手順化しておくと、繁忙期でも継続しやすくなる。

着手前のチェック

着手の前に、以下が決まっているかを見ておきたい。

• いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られるかどうか
• 更新する担当と頻度が決まっているかどうか
• 過去の選考の記録が残っているかどうか
• ツールを入れる前に運用の型ができているかどうか

応募者管理と選考の可視化を自社の言葉にする

高機能なツールを入れる前に、いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られる状態を作るほうが先。

自社の話に落とすときは、いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られる、更新する担当と頻度が決まっている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、過去の選考の記録が残っているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。

「返信がないのは学生が見ていないから」と結論づけるのは早い。開封されているかどうかで原因はまったく違う。段階を分けて見ないと、直す場所を間違える。

「テンプレートを作れば効率が上がる」というのは半分正しい。骨格を固定して個別化に時間を使うなら効率は上がるが、全文を使い回すと返信が消える。

自社に当てはめて考える

読んだ内容を実際に動かすには、自社の現状を確認しておく必要がある。次の項目に答えられるかどうかを見てほしい。

• いま誰がどの段階にいるかを一枚で見られるかどうか
• 更新する担当と頻度が決まっているかどうか
• 過去の選考の記録が残っているかどうか
• ツールを入れる前に運用の型ができているかどうか

項目を埋めた結果は記録に残しておく。翌年の担当者が同じところから考え直さずに済むのは、この記録があるかどうかで決まる。

よくある質問

勤務地が地方であることは、いつ伝えるべきですか。

最初の文面で伝えます。伏せたまま面談まで進めても、そこで辞退されるだけです。先に出せば対象は絞られますが、残った学生の歩留まりは上がります。

運用が続きません。

止まる原因はほぼ例外なく工数です。文面の質でもサービスの良し悪しでもありません。週に確保できる時間を先に決めて、その時間で回る本数に運用を合わせるほうが続きます。

面談に出る社員を確保できません。

毎週この曜日のこの時間は面談に使う、と先に決めて押さえておくのが確実です。返信が来てから調整しようとすると、必ず日程が後ろにずれます。

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この記事のまとめ

採用の巧拙は、特別な施策ではなく前提の置き方で決まる。前提を書き出して社内で見せ合うだけでも、噛み合っていない部分が見えてくる。