人事1人の採用体制｜場面ごとの考え方

着手したばかりの場合

人事1人の採用体制にこれから取り組む段階では、精度より着手の早さを優先したい。完成形を目指すほど動き出しが遅れる。

まず今年やらない手法を決めているかどうかという点だけを決めて、動かしながら他を埋めていくほうが早い。

一度やってみて成果が出なかった場合

前回うまくいかなかった理由を言葉にできているかどうかが分かれ目になる。言語化できていないまま同じことを繰り返すと、同じ結果になる。

一人で回す前提なら、手法を増やすより捨てる判断のほうが重要になる。何をやらないかを先に決めるほど成果が出る。

なお、制度やサービスの仕様は変わる。この記事の内容は考え方の部分を中心にしているが、具体的な手続きは必ず一次情報で確認してほしい。

担当者が代わった場合

引き継ぎで最も失われるのは、判断の理由である。何をやったかは記録に残っていても、なぜそうしたかが残っていないことが多い。

前任者に確認できるうちに、判断の背景を聞いておきたい。聞けないなら、いったん前提を置き直して小さく始めるほうが安全である。

採用人数を増やすことになった場合

採用人数が増えた時点で、同じやり方では足りなくなる。手法・人手・外注のどれで埋めるかを決める必要がある。

決め手は使える時間である。人手が増えないのであれば、手法を足すより作業を外に出すほうが現実的である。

人事1人の採用体制を自社の言葉にする

一人で回す前提なら、手法を増やすより捨てる判断のほうが重要になる。何をやらないかを先に決めるほど成果が出る。

自社の話に落とすときは、週に確保する採用の作業時間が曜日まで決まっている、今年やらない手法を決めている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、面接に使う固定の時間枠を先に押さえているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「採用がうまくいかないのは予算がないから」という説明も、確かめる価値がある。予算をかけずにできること（募集要項の書き直し、選考スピードの改善、辞退理由の記録）を先に済ませてから判断したい。

「時間がないからできない」という説明は、多くの場合「優先順位が決まっていない」と言い換えられる。やらないことを決めれば、時間は作れることが多い。

「学生の質が下がった」という言い方も、原因の特定を止めてしまう。母集団の質は、対象の設定と伝える内容で決まる。集まる層が変わったなら、変えたのは自社の側である可能性が高い。

自社に当てはめて考える

記事の内容をそのまま持ち込む必要はない。自社の条件に照らして、次の項目のうちどれが欠けているかを確認するところから始めたい。

• 週に確保する採用の作業時間が曜日まで決まっているかどうか
• 今年やらない手法を決めているかどうか
• 面接に使う固定の時間枠を先に押さえているかどうか
• 外に出す作業と社内に残す判断の線引きができているかどうか

答えが人によって違う項目があれば、それ自体が発見である。社内で認識が揃っていないまま選考を進めると、面接官ごとに評価がぶれる。

よくある質問

成果が出ているかどうかの判断がつきません。

短期で成果を測るのは難しいので、まずは実行量を見ます。決めた量を実行できているかどうかは、その週のうちに判断できます。成果は年度をまたいで効いてくるものが多く、数週間で見切ると効いているものを途中でやめてしまいます。

小さく始めるとして、どこまで小さくていいですか。

1週間で終わる規模まで落として構いません。やってみて分かることのほうが多く、準備に時間をかけるほど着手が遅れます。小さく始めて、続けられる量を確かめてから広げるのが安全です。

経営層に何を報告すればいいですか。

人数の進捗だけでなく、どの段階で学生が離れているかを示すと判断が速くなります。数字が揃っていないうちは、辞退理由をそのまま並べるだけでも十分に材料になります。

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この記事のまとめ

ここまでの内容は、どれも一度決めれば終わりというものではない。毎年の採用のなかで結果を見ながら調整していく前提で、まずは仮でよいので決め切ることをすすめたい。