面接官・面接設計｜人手が足りない会社の設計

足すのではなく捨てる

採用に割ける時間が月に数時間なら、面接官・面接設計のためにやることを増やすほど全体の成果は落ちる。やらないことを決めるほうが先である。

面接は評価の場であると同時に、口説く場でもある。この二つを同じ人に同時にやらせると、たいていどちらも中途半端になる。

時間を先に固定する

空いた時間にやろうとすると、採用は必ず後回しになる。週のどこかに時間を固定して、そこだけは動かさない運用にしたほうが続く。

固定した時間で回る量に、取り組みの規模を合わせる。逆に、規模に合わせて時間を捻出しようとすると破綻する。

ただし、これは一般的な傾向であって、自社の業種・地域・過去の採用実績によって最適解は変わる。数字を持っている会社は、必ず自社の実績を優先して判断してほしい。

仕組みにして属人性を減らす

一人で回す場合、その人が動けなくなると全部止まる。手順を書き出して、誰がやっても同じ水準になる状態にしておきたい。

現場の社員が面接に出る場面があるかどうかという部分だけでも手順化しておくと、繁忙期に止まりにくくなる。

判断だけ残して手は外に出す

すべてを自分でやる必要はない。誰を採るかという判断は社内に残し、手を動かす部分は外に出すという切り分けができる。

当社が提供しているOfferBox運用代行は、ターゲット設計から文面作成、送信、日程調整までを代行する。完全成果報酬型なので、入社の承諾に至るまで費用は発生しない。

面接官・面接設計を自社の言葉にする

面接は評価の場であると同時に、口説く場でもある。この二つを同じ人に同時にやらせると、たいていどちらも中途半端になる。

自社の話に落とすときは、面接官の間で求める人物像が揃っている、面接官に評価基準と伝えるべきことの両方を共有している、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、現場の社員が面接に出る場面があるも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「他社がやっているから」という理由で施策を増やすのは避けたい。工数が分散してどれも中途半端になるほうが、採用にとっては痛手になる。増やすなら、何かをやめる判断をセットにする。

「数字で管理するのは大企業の話」というのも誤解である。記録するのは複雑な指標ではなく、手法ごとに何人採れたかという単純な数字でよい。これがないと、翌年また同じところから考え直すことになる。

「前任者のやり方を踏襲する」のは安全に見えて、実は理由が分からないまま続けることになる。なぜその手法を選んだのかを確認できないなら、いったん前提を置き直したほうがよい。

自社に当てはめて考える

最後に、自社の状態を点検する項目を挙げておく。全部を同時に埋める必要はなく、影響が大きそうなものを一つ選べば十分である。

• 面接官の間で求める人物像が揃っているかどうか
• 面接官に評価基準と伝えるべきことの両方を共有しているかどうか
• 現場の社員が面接に出る場面があるかどうか
• 評価が割れたときに言葉を直す場があるかどうか

埋まっていない項目が多いときほど、全部を一度に片づけたくなる。しかし同時に動かすと、どれが効いたのか分からなくなる。一つずつ変えたい。

よくある質問

面接官・面接設計に、どのくらいの時間をかけるべきですか。

確保できる時間を先に決めて、その時間で回る量に合わせるのが原則です。逆に、やることに合わせて時間を捻出しようとすると、繁忙期に止まります。止まった取り組みは、やっていないのと同じ結果になります。

小さく始めるとして、どこまで小さくていいですか。

1週間で終わる規模まで落として構いません。やってみて分かることのほうが多く、準備に時間をかけるほど着手が遅れます。小さく始めて、続けられる量を確かめてから広げるのが安全です。

社内に前例がなく、判断がつきません。

前例がないこと自体は障害になりません。決めるべきことを書き出して、仮でよいので置いてしまうほうが前に進みます。置いた前提が違っていたら、次の年に直せば足ります。

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この記事のまとめ

重要なのは、施策を増やすことではなく、うまくいかなかった理由を毎回言葉にして残しておくことである。それがそのまま翌年の採用設計の土台になる。