選考フローの設計｜数字で見て、振り返りができる状態にする

数えないと判断できない

選考フローの設計について「うまくいっている」「いっていない」という感覚はあっても、数字で説明できる会社は少ない。数字がないと、来年どうするかの判断ができない。

選考が長い会社は、それだけで辞退される。日数を短くするのではなく、どの段階に何を判断させるかを決めることで自然と短くなる。

何を数えるか

数える項目は多くなくてよい。むしろ多いと更新されなくなる。判断に使う項目だけを選びたい。

なお、制度やサービスの仕様は変わる。この記事の内容は考え方の部分を中心にしているが、具体的な手続きは必ず一次情報で確認してほしい。

• 各段階で何を判断するかが文章になっているかどうか
• 各段階で学生に何を伝えるかが決まっているかどうか
• 面接から結果連絡までの日数が決まっているかどうか
• 選考の流れを学生に先に伝えているかどうか

結果より理由を残す

記録すべきは結果だけではない。なぜその判断をしたのかという理由のほうが、翌年に効く。条件が変わったときに、判断を見直せるからである。

形式は表計算ソフト一枚で足りる。高機能なツールを入れる前に、更新され続ける仕組みのほうが重要になる。

振り返る場を決めておく

残すだけでは使われない。見る日をあらかじめ決めておかないと、記録は眠ったままになる。

振り返りでは、達成できたかどうかより、次に何を変えるかを決める。決めたことを記録に足して、翌年の起点にする。

選考フローの設計を自社の言葉にする

選考が長い会社は、それだけで辞退される。日数を短くするのではなく、どの段階に何を判断させるかを決めることで自然と短くなる。

自社の話に落とすときは、各段階で何を判断するかが文章になっている、各段階で学生に何を伝えるかが決まっている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、面接から結果連絡までの日数が決まっているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「成果が出るまで続けるべき」という考え方も、無条件には正しくない。合わないものを続けるより、合わないと分かった段階で早く手を引くほうが、結果的に採用人数は増える。

「選考フローの設計は人事の仕事」という切り分けも、中小企業では機能しにくい。配属先の上長が何を任せたいかを言語化していないと、判断の基準が作れない。

「まず情報収集から」という進め方も、度が過ぎると着手が遅れる。決めるべきことを仮で置いて動かしたほうが、分かることは多い。

自社に当てはめて考える

次の項目は、採用担当だけでは答えられないものを含んでいる。配属先の上長と一緒に確認するほうが早く埋まる。

• 各段階で何を判断するかが文章になっているかどうか
• 各段階で学生に何を伝えるかが決まっているかどうか
• 面接から結果連絡までの日数が決まっているかどうか
• 選考の流れを学生に先に伝えているかどうか

項目を埋めた結果は記録に残しておく。翌年の担当者が同じところから考え直さずに済むのは、この記録があるかどうかで決まる。

よくある質問

社内で優先度が上がりません。

採用の話を人数の話だけで説明すると、経営層には緊急性が伝わりません。採れなかった場合に何が起きるか（どの業務が回らなくなるか）を配属先と一緒に言語化すると、判断が速くなります。

担当者が代わると引き継げません。

引き継ぎで最も失われるのは、判断の理由です。何をやったかは記録に残っていても、なぜそうしたかが残っていないことが多い。記録には結果だけでなく理由を残しておきたいところです。

取り組んでも社内が変わりません。

採用担当だけで抱えている可能性があります。配属先の上長を巻き込んで、どんな人を何人受け入れるかを一緒に決めるところからやり直すと、協力も得やすくなります。

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この記事のまとめ

採用は担当者の努力だけで決まる仕事ではない。経営の意思決定と現場の協力が要る以上、社内で共有できる形に書き出しておくことが先決になる。