OfferBoxの年間運用スケジュールの組み方｜7つの期間と時間の山

OfferBoxの運用は、送る時期だけを見ていると、準備が間に合わず、内定後のフォローが手薄になり、次の卒年の準備が遅れます。結論から言うと、運用は卒年ごとの1年のサイクルで組みます。準備、早期、選考期、後期、内定フォロー、振り返り、次の卒年の準備の7つの期間に分け、それぞれで何をするかと、担当の時間の山がどこに来るかを先に見ます。特に、内定フォローと次の卒年の準備が重なる時期は、先に手を打たないと両方が薄くなります。 この記事では、7つの期間の中身、時間の山、重なる時期の扱い、毎月の固定作業、やりがちな失敗、分担を整理します。学生が動く時期は卒年ごとに変わるので、具体的な月は書きません。時期の確認の仕方は送る時期と時間帯の考え方で書きました。

この作業の目的｜「送る時期」だけの運用から、1年の運用へ

送る時期だけを見ている運用は、次のように崩れます。送る時期になってからペルソナとテンプレートを作り始め、準備に時間を取られて送り始めが遅れる。送っている間は送ることで手一杯で、内定後のフォローが手薄になる。年度が終わっても振り返らず、次の卒年も同じ時期に同じことを繰り返す。

1年のサイクルで組むと、準備は送る前に終わり、内定フォローは送る時期と分けて時間が取れ、振り返りが次の準備につながります。目的は、送る時期に「送ることだけ」をできる状態を、1年で作ることです。

手順1｜7つの期間に分ける

卒年ごとの1年を、7つに分けます。期間の長さと開始の時期は、学生の動きの山と自社の採用計画で決まります。

「1. 準備」を、送る時期の前に終えることが要点です。準備に要る時間は、初年度は長く、2年目以降は振り返りがあれば短くなります。

手順2｜担当の時間の山を見る

7つの期間で、担当の時間がどこに集中するかを見ます。

人事の時間は「準備」と「選考期」に山があり、現場の時間は「選考期」に山があります。この山を、他の採用業務（ナビ経由の応募対応、説明会）や、現場の繁忙期と重ねないよう、先に見ます。重なるなら、送る時期をずらすか、読んで書く作業を外に出すか、を準備の期間に決めます。1人で回す場合の時間の固定は人事1人でOfferBoxを回す運用設計で書きました。

エージェントベストの見解

申し込んだあと、1年目の終わりに起きやすいのは、「内定フォローと次の卒年の準備が重なり、両方が薄くなる」ことです。内定者への連絡と場の設定に時間を使っている間に、次の卒年の準備が始まらず、送る時期になってから慌ててテンプレートを作る。逆に、次の準備を優先すると、内定者への連絡が途切れ、承諾の直前で辞退が出る。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてOfferBoxの契約後の運用を見ていますが、2年目に運用が安定している会社は、この重なる時期を1年目の準備の段階で見つけ、内定フォローの連絡の骨格（内定通知、話せる場の案内、期限の前の一度）を先に決めて、次の準備の時間を確保しています。重なる時期は、来てから対処するのではなく、1年の最初に見つけて、両方の骨格を先に決めておく。それが、2年目が楽になる唯一の方法です。

手順3｜2つの卒年が重なる時期の扱い

内定フォローの期間は、次の卒年の準備と早期に重なります。2つの卒年を同時に動かす時期です。

1. 内定フォローの骨格を、選考期の終わりまでに決めておく：内定通知の型、話せる場の日程、質問の窓口、期限の前の連絡。決まっていれば、フォローは「回す」だけになる
2. 次の卒年の準備を、振り返りから始める：振り返りが終わっていれば、準備は「更新」で済む。終わっていなければ、準備は「作り直し」になり時間がかかる
3. 現場の時間を、内定者の場と次の卒年の面接官の合意で分ける：同じ現場社員に両方を頼むと重い。内定者の場は配属先の若手、面接官の合意は面接官、と分ける
4. 早期の送信を少数にする：重なる時期に早期を広くやると、人事の時間が足りない。早期は少数で、接点を作る目的に絞る
5. 重なる時期の週次レビューは、2つの卒年を分けて見る：内定者の状況と、次の卒年の準備の進み具合を、別の項目で

重なる時期を「忙しい時期」で終わらせず、「内定フォローの骨格」と「振り返り」の2つが先に終わっていれば重ならない、と捉えます。

手順4｜毎月の固定作業

7つの期間とは別に、毎月同じ日にやる作業を固定します。

• 率の置き直し：その月の合計から、承認率、面談進行率、選考通過率、内定率、承諾率を置き直す。手順は送信計画
• 見込みの確認：採る人数に対して、いまの見込みは何人か。経営に伝える。見方はKPI設計
• テンプレートと企業ページの確認：紹介した人の異動、書いた場面の変化が無いか。更新の目安は企業ページで伝えること
• 契約の期限と更新の時期の確認：媒体との契約、代理店との契約。期限が近ければ判断の準備。流れは代理店経由の契約と請求の流れ
• 記録の整理：週次の記録が溜まっているか。抜けがあれば埋める

毎月の固定作業は、短時間で済みます。固定しておくと、期間が変わっても抜けません。

手順5｜1年のスケジュールを1枚にする

7つの期間、時間の山、重なる時期、毎月の固定作業を、1枚にします。

この1枚は、担当が変わっても運用が続くための資料です。引き継ぎの一覧に含めます。引き継ぎは運用を担当者間で引き継ぐ方法で書きました。

やりがちな失敗

最も多いのは、最初の「送る時期になってから準備を始める」です。準備を期間として置くだけで防げます。

社内の分担

運用代行に出している場合、7つの期間のうち、早期・選考期・後期の送る作業と、毎月の率の置き直しは代行が行えます。準備の中の人物像と面接官との合意、内定フォロー、振り返りは社内です。代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないと年間のスケジュールが機能しないことがあります。「準備の期間を、送る時期の前に、独立した期間として置く」ことです。当社がOfferBoxの運用の相談で1年の計画を見るとき、準備が「送る時期の直前に、送りながらやる」になっている会社は、テンプレートも企業ページも中途半端なまま送り始め、最初の月の承認が低く、そこで直しながら送るので時間が倍かかります。準備を独立した期間として置き、その期間にペルソナ、テンプレート、企業ページ、計画、面接官との合意を終えておくと、送る時期は送ることだけに集中できます。当社がOfferBoxの運用代行を受けるときも、最初の打ち合わせで「送り始めの日」を決め、そこから逆算して準備の期間を確保します。準備が先、送るのはあと。この順番が、1年のスケジュールの土台です。

まとめ

• 運用は卒年ごとの1年のサイクル。準備、早期、選考期、後期、内定フォロー、振り返り、次の準備の7つに分ける
• 人事の時間の山は準備と選考期、現場の時間の山は選考期。他の採用業務と繁忙期との重なりを先に見る
• 内定フォローと次の準備は重なる。フォローの骨格と振り返りを先に終えておく
• 毎月の固定作業（率の置き直し、見込み、テンプレートと企業ページ、契約の期限、記録）を日で固定する
• 1年のスケジュールを1枚にし、引き継ぎの資料に含める。具体的な月は卒年ごとに置き直す

よくある質問

準備の期間は、どのくらい取ればよいですか

初年度は、ペルソナ、テンプレート、企業ページ、計画、面接官との合意を作るので、長めに取ります。2年目以降は、振り返りがあれば「更新」で済むので短くなります。具体的な長さは、社内で現場に聞ける時間と、テンプレートを直す現場の時間で決まります。送り始めの日を決めて、逆算します。

内定フォローと次の卒年の準備が、どうしても重なります

重なること自体は避けられません。重なる時期に「両方を作る」のではなく、内定フォローの骨格は選考期の終わりまでに、振り返りは内定フォローの前半で終え、重なる時期には「回す」と「更新する」だけにします。現場の時間も、内定者の場は配属先の若手、面接官の合意は面接官、と分けます。

年間スケジュールの作成は、御社に相談できますか

できます。当社がOfferBoxの運用の相談を受けるときは、学生の動きの山と自社の採用計画から7つの期間を置き、時間の山と重なる時期を一緒に見て、1枚にします。運用代行を受ける場合は、送る作業と毎月の率の置き直しを当社が持ち、準備の中の人物像と合意、内定フォロー、振り返りは企業が行います。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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