OfferBoxで承認後に返信が来ないときの対応｜当日に候補を出し追わない

OfferBoxで学生がオファーを承認したのに、そのあとの連絡に返信が来ない、という相談があります。承認は、学生にとって「話を聞いてもよい」の意思表示で、応募ではありません。その気持ちは、時間が経つと薄れ、他社の連絡が早ければそちらに向きます。結論から言うと、承認後に返信が来ないときは、まず自社の承認後の連絡が「当日に、短く、日程の候補を出して、学生の都合に合う形で」送られていたかを確かめます。送られていなければ、そこを直します。送られていて返信が無いなら、数日後に一度だけ短く確認し、それでも無ければ追わず、保留として台帳に残します。返信が来ない学生が多いなら、連絡の速さ・長さ・候補の出し方・時期・届いているか、の順に切り分けます。 この記事では、承認の意味、返信が来ない理由、対応、多いときの切り分け、台帳での見方、分担を整理します。承認後の連絡の基本はOfferBoxでオファーが承認されたあとの連絡手順で書きました。この記事は、それでも返信が来ないときの話です。

この作業の目的｜「話を聞いてもよい」の気持ちを、薄れる前に面談につなぐ

承認した学生は、その時点で「話を聞いてみよう」と思っています。ただし、承認は複数の会社に対して行われることが多く、学生は承認したあと、連絡が早く、負担が少ない会社から順に面談を入れます。

目的は、承認の気持ちが薄れる前に、負担の少ない形で面談の日程を決めることです。返信が来ない多くの場合、原因は学生側ではなく、承認後の連絡の側にあります。

承認は「話を聞いてもよい」であって、応募ではない

• 選考として扱わない：書類、志望動機を求めない
• 承認後の連絡は、面談の案内であって、選考の案内ではない
• 学生は複数の会社を承認している：自社だけが特別ではない
• 承認から連絡までの時間が、他社との差になる：速い会社が先に面談を入れる

「承認してくれたのだから、返信するのが当然」という前提で連絡を組むと、返信が来ません。

返信が来ない理由

最も多いのは、最初の「承認後の連絡が遅かった」と「日程の候補が無い」の二つです。どちらも、承認後の連絡の型で防げます。

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「承認したのに返信が来ないのは、学生の意識が低いからだ」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、OfferBoxの運用を見ていますが、返信が来ない学生の一覧と、承認後の連絡の記録を並べると、連絡が承認の翌日以降だった、連絡が長くて日程の候補が無かった、候補が平日の日中だけだった、という形がほとんどです。学生は、承認した複数の会社のうち、連絡が早く、候補が出ていて、自分の都合に合う会社から面談を入れます。当社が承認後の返信の相談を受けるとき、最初に見るのは、承認の日時と、こちらの最初の連絡の日時の差です。差が一日を超えていれば、そこが原因です。学生の意識より先に、自社の連絡の速さを見ます。

対応｜承認後の連絡を、当日に、短く、候補を出して

1. 承認の当日に返す：翌日ではなく当日。通知を見る時間を一日二回決めておく。OfferBoxの即日対応
2. 短く：「承認ありがとうございます。話を聞いてもらえるとのこと、うれしいです」と、日程の候補
3. 日程の候補を、こちらから複数出す：「ご都合を教えてください」にしない
4. 学生の都合に合う候補を：平日の日中に限らず、夕方以降や授業の無い曜日。オンライン
5. 誰が、どんな形で話すかを一文で：「入社二年目の〇〇が、オンラインで、短い時間で、仕事の中身を話します。選考ではありません」
6. 返信の方法を一言：「このメッセージに返信してもらえれば、日程を確定します」
7. 読んでおくものを一つだけ添えるか、添えない：多く送らない

この形で送っていれば、返信が来ない学生は減ります。送っていなければ、まずここを直します。

それでも返信が無いとき

「一度だけ確認し、追わない」が原則です。何度も送ると、承認した学生の印象が「しつこい会社」に変わり、次の学生にも影響することがあります。フォローの回数の考え方はOfferBoxの面談前の連絡で辞退を減らす方法で書きました。

返信が来ない学生が、多いときの切り分け

一人二人ではなく、承認した学生の多くから返信が来ないなら、連絡の側に原因があります。

上から順に確かめます。「承認から最初の連絡までの時間」が一日を超えていれば、他を直す前に、そこを直します。

承認から返信までの時間を、台帳で見る

「承認から最初の連絡までの時間」と「連絡から返信までの時間」を分けて見ると、遅いのがこちらか学生かが分かります。台帳の型はOfferBoxのKPI設計で書きました。

対応する人を、一人にする

• 承認の通知が、その人に届く形にする：送る人が複数でも、通知は対応する人に集まる。設定は管理画面で確認
• 毎日、決まった時間に見る：朝と夕方。承認の当日に返せる形
• 返信の型を用意する：承認への返信、確認、保留。毎回書かない
• 対応する人が休む日の代わりを決める：休みで数日空く、を防ぐ
• 日程の候補は、話す人の枠から先に決めておく：承認が来てから話す人に聞かない

「対応する人が一人」と「通知が届く」の2つで、承認後の連絡の遅れはほとんど無くなります。チームで回す場合の考え方はOfferBoxのチーム運用で書きました。

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、承認後の連絡の型、確認の型、切り分けの一覧、台帳の型までで、当日に返すこと、日程の調整、面談は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これをやる前に、先に決めておかないと承認が放置されることがあります。「承認の通知を、当日に対応できる人に集める」ことです。当社がOfferBoxの承認後の返信の相談を受けるとき、通知が送った人にだけ届き、その人が週に一度しか管理画面を開かない、という形をよく見ます。承認から連絡までに数日空き、学生は他社の面談を先に入れています。当社は、承認への返信の型と確認の型を用意して、対応する人に渡します。型があれば、対応する人は毎日数分で返せます。ただし、返すのは社内の人です。承認した学生は、会社の人と話したくて承認しています。当社が代わりに返すと、その時点で「会社の人ではない」と分かります。承認後の連絡は、型は当社、返すのは社内、の分担です。

まとめ

• 承認は「話を聞いてもよい」の意思表示で応募ではない。学生は複数の会社を承認し、連絡が早く負担の少ない会社から面談を入れる
• 返信が来ない理由の多くは、承認後の連絡が遅い・長い・日程の候補が無い・候補が学生の都合に合わない、という連絡の側にある
• 対応は、承認の当日に、短く、複数の候補を学生の都合に合わせて出し、誰が話すかを一文で。数日後に一度だけ確認し、それでも無ければ追わず保留に
• 多くの学生から返信が来ないなら、承認から連絡までの時間→長さ→候補→時間帯→時期→届いているか→承認した学生の層、の順に切り分ける
• 承認から連絡までの時間と、連絡から返信までの時間を台帳で分けて見る。対応する人を一人にし、通知を集める

よくある質問

承認後に丁寧な連絡を送っているのに、返信が来ません

「丁寧」が「長い」になっていないかを見ます。会社の説明や募集の詳細が入っていると、学生は読まずに閉じます。返す文面は短く、日程の候補と、誰が話すかで足ります。次に、承認から連絡までの時間を確かめます。翌日以降なら、当日に返す形にします。

返信が来ない学生に、何度まで連絡してよいですか

承認後の最初の連絡のあと、一度だけ確認します。それでも無ければ追いません。時期を置いて、新しい材料（社員の話、イベント）が出たときに「参考までに」と一度だけ送ることはできます。何度も送ると、印象が「しつこい会社」に変わります。

承認後の返信が来ない問題は、御社に相談できますか

できます。当社は、承認後の連絡の型、確認の型、切り分けの一覧、台帳の型を支えられます。当日に返すこと、日程の調整、面談は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、OfferBoxの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。

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