開封率・返信率の改善｜進め方と最初の3か月でやること

1か月目：決める

初月は二つだけでよい。誰に送るかの条件と、文面の型である。これが無いまま走り出すと、あとから原因を特定できない。

開封されない原因と、開封されたのに返信がない原因はまったく別。どちらの問題かを切り分けてから手を打つ。

2か月目：送りながら直す

送る、見る、直す。この周期を週単位で回したい。まとめて送ってしまうと、直す機会そのものを失う。

見る数字は、開封されたか、返信があったか、面談まで進んだかの3段階。どこで落ちているかで、直すべき場所がまったく違う。

なお、ここで挙げた順番が唯一の正解ではない。すでに手をつけている部分があるなら、そこは飛ばして次に進んでいただきたい。

3か月目：仕組みにする

3か月目に考えるのは継続である。繁忙期に止まらない形にできるかどうかで、その後の成果が決まる。

開封・返信・面談の3段階を分けて記録しているかどうかという部分を手順化しておくと、繁忙期でも継続しやすくなる。

着手前のチェック

着手の前に、以下が決まっているかを見ておきたい。

• 開封・返信・面談の3段階を分けて記録しているかどうか
• 件名を変えたときの開封率の変化を見ているかどうか
• 一度に変える箇所を一つに絞っているかどうか
• 日程調整の往復回数を数えているかどうか

開封率・返信率の改善を自社の言葉にする

開封されない原因と、開封されたのに返信がない原因はまったく別。どちらの問題かを切り分けてから手を打つ。

自社の話に落とすときは、開封・返信・面談の3段階を分けて記録している、件名を変えたときの開封率の変化を見ている、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、一度に変える箇所を一つに絞っているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「登録すれば学生から反応が来る」という期待も、掲載型のサービスと混同している。オファー型は企業側の作業量がそのまま結果に直結するので、誰が何時間やるかを先に決めておく必要がある。

「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。

「テンプレートを作れば効率が上がる」というのは半分正しい。骨格を固定して個別化に時間を使うなら効率は上がるが、全文を使い回すと返信が消える。

自社に当てはめて考える

次の項目は、採用担当だけでは答えられないものを含んでいる。配属先の上長と一緒に確認するほうが早く埋まる。

• 開封・返信・面談の3段階を分けて記録しているかどうか
• 件名を変えたときの開封率の変化を見ているかどうか
• 一度に変える箇所を一つに絞っているかどうか
• 日程調整の往復回数を数えているかどうか

確認した内容は、配属先の上長にも共有しておきたい。採用担当だけが把握している状態だと、判断が必要になったときに止まる。

よくある質問

何人に送ればいいですか。

必要な内定承諾数から逆算して、返信率と面談率の見込みを置くと、おおよその本数が出ます。実績がないうちは仮の数字で構いません。置かないと、足りているのかどうかが分からないまま時間が過ぎます。

返信が来ません。どこを直すべきですか。

開封されていないのか、開封されて返信がないのかで直す場所が違います。前者なら件名、後者なら冒頭3行の個別化を疑います。一度に複数を変えると何が効いたか分からなくなるので、変えるのは一か所ずつにします。

テンプレートを使うと機械的に見えませんか。

テンプレートは手を抜くためではなく、毎回の判断を減らして個別化に時間を使うために作ります。骨格を固定して、冒頭の「なぜあなたなのか」の部分だけ毎回書く、という使い方であれば機械的にはなりません。

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この記事のまとめ

一年で結果が出なくても、積み上げたものが消えるわけではない。学校との関係も、社内の言語化も、翌年の起点として残る。