スカウト運用のKPI｜着手前のチェックリスト

点検してから動く

走り出してから足りないものに気づくと、途中で止まる。先に自社の状態を確認しておくほうが、結局は早い。

送信数だけを追うと文面の質が落ちる。開封・返信・面談・選考進出を分けて見ることで、どこが詰まっているかが分かる。

基本の確認項目

以下に即答できるかを確かめたい。詰まった項目が、優先して埋めるべき箇所である。

ここで書いていることは、採用人数が年に1〜2名の会社と、10名以上採る会社とでは重みが変わる。自社の規模に合わせて、どこまでやるかを決めていただきたい。

• 送信数以外の指標を持っているかどうか
• 段階ごとの歩留まりを出せるかどうか
• 記録する項目を判断に使うものだけに絞れているかどうか
• 振り返りの周期が決まっているかどうか

体制の確認

中身が整っていても、動かす体制がなければ進まない。担当・時間・判断者の3点を確かめておきたい。

• 週あたりの作業時間を、曜日まで決めているか
• 返信が来たときの一次対応を誰が何時間以内にやるか決まっているか
• 面談に出られる社員と、対応できる曜日・時間帯が決まっているか
• 内定を出す判断を誰がするかが決まっているか

点検のあとにやること

答えられなかった項目のうち、影響が大きそうなものを一つだけ選ぶ。全部を同時に埋めようとすると、どれも終わらない。

担当と期限まで決めて、ようやく点検が意味を持つ。そこを飛ばすと、確認した事実だけが残る。

スカウト運用のKPIを自社の言葉にする

送信数だけを追うと文面の質が落ちる。開封・返信・面談・選考進出を分けて見ることで、どこが詰まっているかが分かる。

自社の話に落とすときは、送信数以外の指標を持っている、段階ごとの歩留まりを出せる、この二つから確認するのが早い。ここが曖昧なままだと、どの手法を選んでも判断の基準が作れない。

あわせて、記録する項目を判断に使うものだけに絞れているも見ておきたい。ここは後回しにされやすいが、翌年に同じ議論を繰り返すかどうかの分かれ目になる。

よくある誤解

「代行に任せれば丸ごと解決する」というのは誤解である。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるか。この判断が自社で決まっていないと、誰が手を動かしても成果は出ない。

「一度やってみて成果が出なかったからもうやらない」という判断は早いことが多い。止まった理由が工数なのか、対象設定なのか、文面なのかを切り分けないと、次に何を変えればよいか分からない。

「送る相手を広げれば母数が増える」というのは数の上では正しいが、返信率と対応工数まで含めると割に合わないことが多い。

自社に当てはめて考える

ここからは自社の話になる。社内で答えが揃わない項目があれば、そこが手をつける場所だと考えてよい。

• 送信数以外の指標を持っているかどうか
• 段階ごとの歩留まりを出せるかどうか
• 記録する項目を判断に使うものだけに絞れているかどうか
• 振り返りの周期が決まっているかどうか

確認した内容は、配属先の上長にも共有しておきたい。採用担当だけが把握している状態だと、判断が必要になったときに止まる。

よくある質問

返信が来ません。どこを直すべきですか。

開封されていないのか、開封されて返信がないのかで直す場所が違います。前者なら件名、後者なら冒頭3行の個別化を疑います。一度に複数を変えると何が効いたか分からなくなるので、変えるのは一か所ずつにします。

代行に任せると社内にノウハウが残らないのでは。

判断を自社に残していれば残ります。誰を採るか、どの条件で絞るか、何を伝えるかを自社で決めて、手を動かす部分だけを任せる形なら、運用の勘所は社内に蓄積されます。

他の媒体と併用してもいいですか。

併用すること自体は問題ありませんが、工数の合計を見積もっておきたいところです。増やすなら、何かをやめる判断をセットにしないと、どれも中途半端になります。

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この記事のまとめ

採用の巧拙は、特別な施策ではなく前提の置き方で決まる。前提を書き出して社内で見せ合うだけでも、噛み合っていない部分が見えてくる。